Début d'année scolaire: mise
à jour des équipes de caté et autres
Début d'année scolaire: saisie
des effectifs scolaires
Fin d'année civile: édition des
listes des registres
Régulièrement: saisie des
baptêmes, mariages, sépultures
Régulièrement: édition
des documents des registres de baptême et mariage
Régulièrement: édition
des calendriers de sacrements
Régulièrement: saisie des
convocations
Régulièrement: saisie du denier
du culte
Régulièrement: éditions
pour le bulletin paroissial
Régulièrement: anniversaires de
baptême, de mariage, de sépulture
Annuellement: communion, profession de foi,
confirmation
Fin d'année scolaire: mise en annales
des équipes de caté
Les enfants suivant le catéchisme des écoles
publiques sont inscrits dans leur équipe.
La première fois, à partir de la fiche d'inscription
que les parents ont remplie au stylo, il faut
saisir (après son foyer)
chaque enfant et son inscription dans Paroiciel. Les fiches de
caté de chaque enfant peuvent alors être
imprimées depuis le menu Production des équipes, et
confiées pour l'année aux catéchistes.
Les années suivantes, le copier-coller entre l'ancienne classe
et le passage dans l'année suivante accélère
beaucoup le travail. Ou plus simplement, on peut renommer
l'équipe d'un nom qui évoque la nouvelle année
de caté.
Si cela n'a pas été fait à la fin de
l'année scolaire, c'est aussi le moment d'archiver dans les
annales la catéchisation (et la scolarisation) de
l'année écoulée, comme décrit
ci-dessous.
Une fois lancée l'année pastorale, la plupart des
autres équipes des paroisses ont aussi besoin d'une mise
à jour.
Les écoles primaires privées fournissent leurs
listes d'effectifs. Il est utile de les saisir pour se repérer
dans la catéchisation des enfants.
La première fois, il faut saisir (après son foyer)
chaque enfant et son annale.
Les années suivantes, le copier-coller entre l'ancienne classe
et le passage dans l'année suivante accélère
beaucoup le travail.
Quand les sacrements ont été
régulièrement tenus à jour dans les registres,
il est facile d'éditer les listes alphabétiques en fin
d'année pour les recopier au stylo sur les registres
paroissiaux.
Quand les diocèses seront informatisés, il sera simple
de transférer annuellement les actes et listes sur disquettes
et de les communiquer aux évêchés.
Chaque année, il faut aussi
créer dans Paroiciel les
nouvelles listes des registres: en une minute, c'est fait.
Au premier passage au presbytère, les parents demandeurs
d'un baptême, ou les fiancés désireux du mariage
ont rempli la fiche de leur demande. Il faut saisir ces demandes au
fur et à mesure dans le Paroiciel.
Dès qu'une sépulture est annoncée, il faut aussi
la saisir.
Il sera peut-être utile, en début d'année civile,
d'effectuer un publipostage (mailing) en direction des demandeurs de
mariage, pour leur indiquer les dates des rencontres de groupes ainsi
que le nom du célébrant chargé de les suivre.
Des demandes de certificats de baptême, des demandes de
copies d'actes de baptême, etc... parviennent
régulièrement à la paroisse. Il faut les
imprimer et les réexpédier au fur et à
mesure.
La paroisse elle-même envoie des formulaires de demande de
copie d'acte de baptême pour mariage. Il faut les
préparer à partir des dossiers de mariages et les
expédier.
L'exemplaire officiel de la demande de baptême (et au verso,
les renseignements pour le baptême) est imprimé avant le
jour de la préparation avec les parents. Il est ainsi
signé par eux et disponible pour l'écriture des
registres avant la célébration du sacrement.
Les dossiers de mariage pourront aussi être imprimés
avant les rencontres de préparation avec les fiancés.
Les célébrants, ainsi que les personnes
chargées de l'entretien de l'église, de la sacristie et
des fleurs, ont besoin de connaître le calendrier des
célébrations.
Selon les besoins, il faudra donc imprimer
régulièrement des calendriers de sacrements, des
feuilles d'occupation des locaux, etc...
Selon le besoin, il faudra peut-être imprimer chaque semaine la
feuille de(s) l'église(s).
Les intentions de messe, les réunions d'équipes
diverses, le planning des divers services, etc... seront saisis comme
convocations dans le calendrier.
Il faut donc se tenir au courant de tout et courir derrière
l'information.
On aura peut-être besoin d'éditer des enveloppes ou
des planches d'étiquettes, à partir d'une équipe
"Denier du culte".
Au fur et à mesure de leur réception, il faudra
peut-être tenir à jour le chiffre de la somme
versée et la demande d'un récépissé
fiscal.
Cette gestion rudimentaire peut s'opérer déjà
simplement dans les équipes en profitant des champs offerts en
inscription, en particulier la quantité pour la somme
versée, la responsabilité pour la demande ou non de
reçu fiscal, et les notes pour ce qu'on voudra encore.
Mais l'outil de gestion des dons offre
désormais un moyen très efficace pour cette tâche
de saisie des versements au fur et à mesure de leur
réception, pour l'édition périodique des
arrêtés: bordereaux accompagnant les chèques
adressés à l'évêché pour envoi des
reçus, listes de versements destinées au comptable
paroissial, et enfin pour l'édition, le moment venu, de
courriers d'appel, de relance et de remerciements.
Selon le rythme de la parution du bulletin, la feuille des
intentions de messe, le calendrier des sacrements
(régulièrement ou à la fin de l'année) ou
même tout le calendrier des paroisses pourra être
édité.
On aura peut-être besoin, à partir d'une équipe
"Bulletin paroissial", d'éditer des planches
d'étiquettes ou des enveloppes pour sa distribution postale.
Paroiciel permet les publipostage (mailing) et permet aussi d'imprimer une lettre de premier anniversaire de baptême. On peut réaliser l'impression de tous les courriers en fin d'année, ainsi que les enveloppes nécessaires, et les expédier au fur et à mesure.
A partir d'une fiche d'inscrition, on saisira les candidats en
équipes. On vérifiera et complétera les
informations concernant la date et le lieu du baptême. Profiter
de la présentation du livret de famille catholique pour le
saisir intégralement dans le Paroiciel: il ne sera alors plus
jamais besoin de le redemander.
Il faudra sans doute éditer des listes pour les temps forts,
les réunions de parents, etc...
A l'issue de la célébration, on éditera les
certificats de confirmation et on les expédiera à
l'évêché.
Par copier-coller, on
transfèrera les
équipes dans les registres.
A la fin de l'année scolaire, il est intéressant de conserver la scolarité et la catéchisation des enfants. Ceux dont la catéchisation n'a pas encore été mis en annales peuvent l'obtenir par un simple copier-coller entre l'équipe (sous-équipe) dont ils font partie et les annales. Le catéchiste restitue à la fin de l'année la fiche de caté qui lui a été confiée au début de l'année, après l'avoir rectifiée et complétée à la main (appréciation sur l'année écoulée...).On peut donc compléter chaque annale par les appréciations des catéchistes.