Sauvegardes
Mise en registres aprés la
célébration d'un sacrement
Mise en annales à la fin d'une
année d'équipe
Création d'une nouvelle année de
registres
Prolongation du calendrier
Suppression des utilisateurs du passe
Maintien à jour des
données
Utilisation des fiches de catéchisme
Une sauvegarde n'est pas occasionnelle...
On ne répètera jamais assez la nécessité
de sauvegarder fréquemment le fichier des données (sur
MacOS: Paroiciel.data ou, sous Windows: Paroiciel.4DD et
Paroiciel.4DR ) ailleurs que sur le disque dur de l'ordinateur.
C'est un réflexe à acquérir absolument pour
parer aux pannes matérielles toujours possibles et qui se
produiront inévitablement tôt ou tard.
On ne doit sauvegarder qu'à froid, c'est à dire
seulement lorsque l'on a quitté l'application Paroiciel et
donc fermé les fichiers de données.
Sous Windows, le fichier des données est divisé entre
PAROICIEL.4DD et ses ressources PAROICIEL.4DR: il faut veiller
à toujours sauvegarder ensemble ces deux fichiers qui forment
un couple uni, comme il se doit, pour une vie commune à
jamais!
De même, dans le cas de données réparties sur
plusieurs segments, il faut à chaque fois sauvegarder tous les
segments, même ceux qui seraient presque vides, car ils sont
solidaires: on ne peut récupérer une ancienne
sauvegarde que de segments ayant enregistré un même
état des données.
Pour assurer plus de sécurité aux données, on
peut choisir l'option proposée dans les
Préférences,
plus contraignante pour les utilisateurs: activer, au moment de
quitter Paroiciel, la proposition d'un dialogue de sauvegarde des
données. Si l'on choisit cette possibilité,
l'utilisateur quittant Paroiciel se trouve toujours face à un
dialogue où il lui suffit seulement de cliquer sur le bouton
"Backup" pour sauvegarder ses données selon un projet qu'il
aura préalablement programmé.
Les jeunes sont en équipe de préparation au
sacrement puisqu'une équipe est l'outil à tout faire:
impression de listes variées, impression d'enveloppes, tri,
sélection, mise en sous-équipes, gestion des
inscriptions et cotisations, examen par les renseignements ou
affichage des fiches des foyers ou des personnes...
Un sacrement (1° communion, profession de foi, confirmation...)
vient d'être célébré pour cette
équipe. Il s'agit donc maintenant de recopier la liste de
l'équipe dans les registres.
Une fois l'Équipe affichée
à l'écran, il faut y sélectionner les personnes
concernées (attention à ne pas sélectionner les
animateurs...) par les différentes techniques de
sélection, puis les copier dans le Presse-papiers en
choisissant Copier les personnes sélect. dans le menu
Modification. Ensuite, il faut ouvrir le
Registre de l'année en cours et la
liste du sacrement et paroisse concernée, et utiliser la
commande Copier les X personnes en stock du menu Modification et le
dialogue qui s'affiche alors (permettant de préciser la date,
l'heure et le célébrant du sacrement).
On peut ainsi, en tout sélectionnant, imprimer la liste par
Imp sélection en liste du menu Production et
commodément la recopier à la main sur les registres (le
tri est alphabétique et le numéro d'enregistrement, la
date et le lieu du baptême sont intégrés à
cette liste). S'il s'agit d'une confirmation, on peut aussi demander
l'impression des certificats de confirmation par la commande Imp
sélection certificats du menu Production.
Les personnes sont en équipe depuis un an, puisqu'une
équipe est l'outil à tout faire: impression de listes
variées, impression d'enveloppes, tri, sélection, mise
en sous-équipes, gestion des inscriptions et cotisations,
examen par les renseignements ou affichage des fiches des foyers ou
des personnes...
L'année scolaire s'achève. Il s'agit donc maintenant de
mettre en annales l'appartenance à l'équipe des
personnes dont on souhaite se souvenir.
Une fois l'Équipe affichée
à l'écran, il faut y sélectionner les personnes
concernées par les différentes techniques de
sélection, puis les copier dans le Presse-papiers en
choisissant Copier les personnes sélect. dans le menu
Modification. Ensuite, il faut demander
Annales dans le menu Fichier, et utiliser
la commande Copier les X personnes en stock du menu Modification et
le dialogue qui s'affiche alors presque en bas d'écran
(permettant de préciser l'année, la classe,
l'école et surtout le catéchiste, le nom de
l'équipe ou le contact pastoral), qu'il suffit de valider pour
opérer le collage.
Plutot que d'utiliser la commande Copier les X personnes en stock du
menu Modification et le dialogue qui s'affiche alors, inversement on
peut d'abord activer le dialogue en cliquant dans la rubrique Contact
et ensuite seulement demander Copier les X personnes en stock dans le
menu Modification: cela marche aussi.
En début d'année, il faut créer un nouveau
livre des registres.
Cela se fait simplement dans la fiche
Registres, en demandant Créer une
année de registres dans le menu Modification, en
double-cliquant cette nouvelle année dans la liste et en
demandant Créer une liste d'actes dans le menu Modification.
On peut ainsi créer les listes de baptêmes, 1°
communions, professions de foi, confirmations, mariages et
sépultures pour chaque paroisse (ne pas oublier la paroisse
"Hors paroisse" qui rassemble tous les sacrements
célébrés dans l'année, mais dans aucune
des paroisses répertoriées).
En début d'année, il faut prolonger d'un an le
calendrier et, si on le juge convenable, supprimer un an de fiches de
journées périmées.
On trouve ces deux commandes dans le menu Modification de la fiche
Calendrier. Il reste à saisir, pour
chaque journée concernée, la fête liturgique.
Les utilisateurs du logiciel y accèdent par un mot de passe
(dès que des mots de passe ont été
installés). Suite à un changement de personnes dans la
paroisse, on peut souhaiter supprimer l'un ou l'autre utilisateur, et
pas seulement changer un nom par un autre ou ajouter un nouveau
nom.
La méthode à suivre est de supprimer tous les noms en
ouvrant le fichier "Passe" des groupes et utilisateurs dans
l'éditeur des mots de passe. Pour cela, ouvrir la base en tant
qu'administrateur (deuxième personne dans la liste,
après le Programmeur) c'est à dire
généralement en tant que P. Curé. Demander
Paroisses dans le menu Fichier, puis demander Modifier les mots de
passe dans le menu Modification. Demander enfin Ouvrir les groupes
& utilisateurs... dans le menu Mot de passe, choisir Passe dans
le dialogue de choix d'un fichier alors proposé. Tout quitter,
puis relancer Paroiciel. La liste des utilisateurs du programme est
alors réinitialisée à deux personnes: le
Programmeur et l'Administrateur. Il suffit alors de changer
éventuellement ces noms et d'ajouter les noms des autres
utilisateurs (Ajouter un utilisateur... dans le menu Mot de passe),
de fixer leurs mots de passe et de les distribuer dans les groupes
existants par Glisser-Lâcher.
Le fichier des données doit contenir les informations les
plus exactes et récentes possibles. La source d'informations
principale est la feuille d'"inscription" ou de "demande" que les
intéressés remplissent pour s'inscrire dans une
équipe ou pour demander un sacrement.
Quand quelqu'un passe donc au secrétariat paroissial pour
l'une ou l'autre démarche, on lui demande tous les
renseignements exigés dans sa fiche de
Personne telle que la commande Montrer la
demande du menu Présentation la présente.
Avant la première réunion préparant un sacrement
(1° communion...) on imprime également toutes les
demandes (ou inscriptions) des personnes susceptibles de se
présenter à la réunion: elles n'ont plus
qu'à rectifier les renseignements périmés ou
à remplir des fiches d'inscription vierges si elles sont
encore inconnues.
Ne pas oublier non plus de saisir tout le livret catholique d'une
famille lorsqu'il est présenté: quand tous les
renseignements auront été fournis à l'ordinateur
(par l'écran de "Demande" pour chaque membre du foyer tour
à tour), on n'aura plus jamais à les redemander.
La fiche de caté est le document le plus complet que l'on
puisse imprimer à propos d'une personne.
L'inscription au caté d'un enfant commence par l'impression
d'une "Inscription" après saisie de tous les renseignements
accessibles sur l'écran de "Demande", ou par le remplissage au
stylo d'une fiche vierge. On imprime ensuite une fiche de caté
confiée au catéchiste durant l'année scolaire. A
la fin de l'année, le catéchiste restitue la fiche
après l'avoir rectifiée et complétée
à la main (appréciation sur l'année
écoulée...). On tranfère l'équipe de
caté en annales (voir ci-dessus) et on
complète chaque annale par les appréciations des
catéchistes. A la rentrée suivante, on imprime de
nouvelles fiches de caté...