Répertoire: accès "minitel"

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Lancer l'application Paroiciel, si ce n'est pas fait.
Choisir Répertoire dans le menu Fichier, ou cliquer sur le premier bouton en haut de la palette flottante.
Choisir Accès minitel dans le menu présentation pour basculer du carnet d'adresses vers le minitel.
Cliquer dans un champ quelconque pour agrandir la fenêtre de dialogue, si nécessaire.

L'objectif du répertoire en accès "minitel" est de présenter le plus rapidement et simplement possible la fiche cherchée.
Moyennant la formulation d'une requête dans quelques-unes des rubriques proposées (comme pour l'annuaire du minitel), on peut obtenir les fiches de foyers, de personnes, d'inscriptions dans une équipe ou d'actes liturgiques.

Le fichier est organisé (voir Structure):

• en fiches de Foyers,
• qui contiennent des fiches de Personnes,
• qui contiennent des Appellations complémentaires, des Inscriptions en équipe, des Annales, des actes Sacramentels...

Il faut avoir cette structure bien présente à l'esprit. Par exemple, l'inscription d'une personne en équipe demandera qu'on remplisse pas moins de 3 fiches: la fiche du Foyer de cette personne, sa fiche Personnelle et sa fiche d'Inscription dans l'équipe. Cette opération, autrement fastidieuse, est rendue aisée par l'automatisation du répertoire en accès "minitel" qui présente successivement les bonnes fiches au bon moment.

Le répertoire répond donc aux deux besoins suivants:

• présentation de ce qui est déjà mémorisé,
• création de fiches vierges pour enregistrer ce qui n'est pas déjà connu.

A une requête qui lui est adressée, le répertoire cherchera toujours à donner la réponse la plus simple, c'est à dire, à présenter le minimum de fiches.
Il arrive souvent qu'une requête conduise le répertoire à présenter plusieurs fiches, successivement (enregistrer une personne requiert d'abord d'enregistrer son foyer...) ou dans une sélection simultanée (plusieurs foyers de même nom...). Quand c'est nécessaire, des messages d'explication s'intercalent entre les présentations de fiches.
Mais le répertoire tachera toujours d'aller le plus possible droit au but. Par exemple, si on lui donne un nom de foyer, un prénom de personne et un sacrement qu'il a déjà enregistrés, et si la requête ne présente aucune ambiguïté avec d'autres données mémorisées, il présentera directement la fiche du sacrement, sans passer par le foyer auquel appartient la personne, ni par la personne à laquelle appartient le sacrement. Parfois, le répertoire ne présente qu'un message d'erreur si la requête n'a pas de sens. Par exemple, si on ne lui indique qu'un prénom et un type de sacrement, et qu'il ne trouve aucun sacrement à ce prénom, comme il ne peut pas créer de personne sans foyer, un message réclame alors le nom du foyer.
Tout cela est assez intuitif. Si la fiche demandée existe déjà, elle est présentée, sinon elle est créée (dans la mesure où la requête a un sens: par exemple on ne peut pas créer de personne sans foyer, ni de sacrement sans personne pour le recevoir...).

La fiche demandée (ou créée) est celle qui utilise au maximum les rubriques du dialogue:

• renseigner SaisieRue seule appelle la liste des foyers domiciliés dans cette rue.
• renseigner SaisieNom seule appelle la(les) fiche(s) du(des) foyer(s) ainsi dénommés.
• renseigner SaisiePnm seule appelle les(la) fiches des personnes ainsi prénommées.
• renseigner SaisieNom et SaisiePnm (éventuellement SaisieRue) appelle la fiche de la personne demandée.
• renseigner SaisieNom, SaisiePnm et SaisieSac (éventuellement SaisieRue) appelle la fiche de l'acte sacramentel demandé.
• renseigner SaisieNom, SaisiePnm et SaisieIns (éventuellement de SaisieRue) appelle la fiche d'inscription à l'équipe demandée.
• etc...

Obligatoirement:

• un foyer peut être créé sans adresse, mais si plusieurs foyers portent le même nom, le programme vous demande automatiquement leurs adresses afin de les distinguer, mais on n'est pas obligé de lui répondre.
• une personne doit faire partie d'un foyer.
• une inscription, une annale ou un sacrement doivent être rattachés à une personne, elle-même obligatoirement rattachée à une fiche de foyer.
• une fiche nouvelle proposée à la suite d'une erreur doit être, non pas annulée (voir Boutons), mais supprimée car elle est déjà créée sur le disque quand le répertoire l'affiche: d'ailleurs le bouton d'annulation est rendu inactif en ce cas. La recherche automatique des fiches requises est alors immédiatement interrompue et on revient au dialogue de répertoire.

Cas rares:

• plusieurs foyers portent le même nom: un message vous prévient du nombre de ces foyers; en feuilletant leurs fiches vous obtenez celle que vous cherchez.
• plusieurs foyers du même nom habitent dans la même rue: pour créer un nouveau foyer, il faut l'implanter d'abord à une fausse adresse et l'enregistrer, puis le rappeler et le corriger par la bonne adresse.
• plusieurs personnes portent le même prénom dans le même foyer: demander le foyer puis double-cliquer dans la zone des personnes pour obtenir une fiche vierge (ou créer la nouvelle personne dans un autre foyer puis la couper-coller dans le bon foyer; ou encore créer la personne sous un autre prénom dans le même foyer, puis corriger par le bon prénom...).

Aide à la consultation-saisie:

• dès la frappe des premières lettres, le programme tente de deviner la suite à partir des données déjà enregistrées. Quand la suggestion devient bonne, on peut arrêter la frappe. Pour que cet automatisme donne satisfaction, il faut avoir déjà saisi suffisament de données.
• la dernière valeur donnée à chaque rubrique du dialogue de répertoire reste en mémoire, et peut être rappelée en cliquant sur les petits boutons qui se trouvent juste à droite de ces rubriques ou par le gros bouton de suggestion en haut à gauche. Leur équivalent-clavier est la touche Enter.
• le caractère "@" (arobase) peut servir de joker dans un nom de foyer, de personne... dont une partie de l'orthographe est incertaine: on remplace les lettres douteuses par un seul "@" et le programme recherche alors toutes les fiches qui contiennent la portion de chaine alphabétique fournie.
• la valeur de rue peut être fournie par la terminaison (dernier mot) du nom de la rue non précédée de "@" (arobase).
• la combinaison de touches Ctrl+Return (ou Cmd+Return, ou Ctrl+clic, ou Alt+clic ou Cmd+clic) actionnée après la saisie de quelques lettres dans une rubrique de la fenêtre de dialogue déclenche l'énumération de tous les noms de foyers, de personnes (prénoms), de rues ou d'équipes déjà enregistrés et commencant par les lettres de la rubrique. En cliquant dans l'énumération, on inscrit la valeur choisie dans la rubrique (on peut aussi se déplacer par la Flèche-en-haut et la Flèche-en-bas, et accrocher la valeur souhaitée par Return ou Enter).

Bouton de lancement:

lance l'automatisme de présentation/création des fiches pour satisfaire la requête

Bouton d'annulation:

annule la requête et quitte l'outil Répertoire.

Bouton de suggestion:

propose la saisie de la dernière valeur gardée en mémoire dans le champ ou se trouve incrusté le curseur.

Présentation

• Présenter en carnet:
  fait basculer le mode d'accès au Répertoire sur le carnet d'adresses. L'accés "carnet" est plus intuitif, bien que souvent moins rapide que l'accés "minitel". Tant qu'on ne refait pas basculer à nouveau le type d'accès, ou qu'on ne relance pas l'application pour une nouvelle session de travail, l'accès reste du dernier type choisi.
  
  
• Chercher des personnes:
  présente l'éditeur de formules par lequel on peut rédiger un critère de recherche de personnes si l'on a une certaine connaissance de l'organisation des fichiers et de leurs rubriques (voir Structure). La documentation sur l'éditeur de recherches est au chapitre 3 à la page 84 du fichier 4D_67_Utilisation.pdf. Une fois le critère formulé et validé par le bouton Rechercher de l'éditeur, la liste des personnes répondant à la condition requise est affichée.
  • La ligne Copier les personnes sélect. du menu Présentation permet alors de copier dans le Presse-papiers une sous-sélection de la liste.
  • La ligne Exécuter un script du menu Modification permet d'ouvrir le fichier-texte d'une procédure 4D -langage qu'il faut alors bien connaitre- et de la lancer sans devoir accéder à la structure de Paroiciel.
  • La ligne Imprimer les personnes sélect. du menu Production permet d'imprimer une sous-sélection.
  • La ligne Editer les personnes sélect. du menu Production appelle l'éditeur d'états semi-automatiques pour imprimer une sous-sélection en liste personnalisée (la documentation sur l'éditeur d'états semi-automatiques est celle du fichier-manuel 4D_2003_Etats_rapides.pdf).
  • La ligne Exporter la sélection en vCard du menu Production exporte les personnes sélectionnées dans le dossier "ExpvCard" au format vCard (carte de visite électronique) en direction d'un assistant personnel PalmOS ou d'applications comme Outlook Express, Outlook et Entourage de Microsoft, Netscape Communicator 4, Palm Desktop 4.0, Carnet d'adresses de MacOS X, Organizer 6.0 de Lotus, Now Contact ou TeamAgenda de Teamsoft.

  On sélectionne toutes les personnes en choisissant Tout sélectionner dans le menu Edition; on sélectionne individuellement plusieurs personnes à la fois, sur Macintosh, par Pomme(touche Commande)+clic ou, sous Windows, par Ctrl+clic; on obtient une sélection continue par Shift(Majuscule temporaire)+clic. On quitte cette liste par la barre d'enregistrement en bas d'écran.
  
  

• Chercher des foyers:
  présente l'éditeur de formules par lequel on peut rédiger un critère de recherche de foyers si l'on a une certaine connaissance de l'organisation des fichiers et de leurs rubriques (voir Structure). La documentation sur l'éditeur de recherches est au chapitre 3 à la page 84 du fichier 4D_67_Utilisation.pdf. Une fois le critère formulé et validé par le bouton Rechercher de l'éditeur, la liste des foyers répondant à la condition requise est affichée.
  • La ligne Imprimer les foyers sélect. du menu Production permet d'imprimer une sous-sélection de la liste.
  • La ligne Editer les foyers sélect. du menu Production appelle l'éditeur d'états semi-automatiques pour imprimer une sous-sélection en liste personnalisée (la documentation sur l'éditeur d'états semi-automatiques est celle du fichier-manuel 4D_2003_Etats_rapides.pdf).
• On sélectionne tous les foyers en choisissant Tout sélectionner dans le menu Edition; on sélectionne individuellement plusieurs foyers à la fois, sur Macintosh, par Pomme(touche Commande)+clic ou, sous Windows, par Ctrl+clic; on obtient une sélection continue par Shift(Majuscule temporaire)+clic. On quitte cette liste par la barre d'enregistrement en bas d'écran.
  

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