Comment paramétrer une paroisse
retructurée ?
Comment prendre en compte les noms dans les
familles éclatées ?
Comment retrouver dans les registres les
sacrements célébrés hors paroisse ?
Comment modifier soi-même la structure
du Paroiciel ?
Comment importer des données depuis
Exel ?
Comment mettre en oeuvre un réseau
local entre différents postes ?
Comment mettre en oeuvre la synchronisation
entre plusieurs sites ?
Comment fusionner plusieurs fichiers de
données ?
Comment la confidentialité des
informations est-t-elle respectée ?
Comment la pérennité du
Paroiciel est-elle garantie ?
Comment constituer l'annuaire papier des
responsables paroissiaux ?
Voici quelques questions, en vrac, souvent posées par courrier.
A propos des paramétrages de la paroisse restructurée Ste Marie des Arrigans, du diocèse d'Aire et Dax, incluant 8 anciennes paroisses, desservie par deux prêtres: le P. Bonnet d'Habas et le P. Castets de Pouillon...
Dans les Préférences, indiquez exactement:
Il vous reste à créer les
Paroisses:
à moins que l'assistant de paramétrage ne vous conduise
lui-même à la création de votre paroisse,
demandez Paroisses dans le menu Fichier, puis Créer une
nouvelle paroisse dans le menu Modification
[la saisie des locaux s'amorce en double cliquant quelque part dans la zone de liste, en bas à droite, puis saisissez tous vos relais paroissaux, les uns après les autres, en validant la saisie de chaque église par le bouton en haut à droite, selon le tableau suivant]
|
Type |
Désignation du lieu |
Titulaire de l'église |
|
Lieu de culte |
Eglise d'Estibeaux |
St Jacques |
|
Lieu de culte |
Eglise de Cagnotte |
Ste Catherine |
|
Lieu de culte |
Eglise de Gaas |
St Laurent |
|
Lieu de culte |
Eglise d'Habas |
St Pierre et St Paul |
|
Lieu de culte |
Eglise de Misson |
St Jean-Baptiste |
|
Lieu de culte |
Eglise de Mouscardes |
St Barthélémy |
|
Lieu de culte |
Eglise d'Ossages |
Ste Marie-Madeleine |
|
Lieu de culte |
Eglise de Pouillon |
St Martin |
|
Salle |
Salle de Pouillon |
[masqué] |
|
... |
|
|
Cela correspond à la configuration paroissiale actuelle.
Vous pouvez vous en tenir là.
Mais vous désirez peut-être aussi saisir les actes de
registres pour les sacrements conférés avant la
restructuration des paroisses. Cela va vous demander un
paramétrage plus complexe.
Il faut donc intégrer aussi les paramètres de
l'ancienne configuration, c'est à dire créer
également les anciennes paroisses, en demandant Créer
une nouvelle (!) paroisse dans le menu Modification,
Ce qui donne le tableau suivant:
|
Nom |
Code |
CP&Ville |
Type |
Désignation du lieu |
|
Estibeaux |
Est |
40290 Estibeaux [et non pas 40290 Habas] |
2° |
ex-Estibeaux |
|
Cagnotte |
Cag |
40300 Cagnotte [et non pas 40300 Peyrehorade] |
2° |
ex-Cagnotte |
|
Gaas |
Gaa |
40350 Gaas [et non pas 40350 Pouillon] |
2° |
ex-Gaas |
|
Habas |
Hab |
40290 Habas [tout simplement !] |
2° |
ex-Habas |
|
Misson |
Mis |
40290 Misson [et non pas 40290 Habas] |
2° |
ex-Misson |
|
Mouscardes |
Mou |
40290 Mouscardes[et non pas 40290 Habas] |
2° |
ex-Mouscardes |
|
Ossages |
Oss |
40290 Ossages [et non pas 40290 Habas] |
2° |
ex-Ossages |
|
Pouillon |
Pou |
40350 Pouillon |
2° |
ex-Pouillon |
|
P. Bonnet |
PJB |
40290 Habas |
5° |
[masqué] |
|
P. Castets |
PHC |
40350 Pouillon |
5° |
[masqué] |
|
Hors paroisse |
Zzz |
[masqué] |
4° |
[masqué] |
Pendant que vous y étiez, vous avez aussi créé
Voilà pour les Paroisses !
Il vous reste a créer des Équipes.
Demandez Paroisses dans le menu Fichier, double-cliquez sur Ste
Marie des Arrigans ou le relais, ou le ministère pour lequel
vous voulez créer une équipe,
puis choisissez Créer une nouvelle équipe dans le menu
Modification, complétez le formulaire de création
d'équipe et recommencez pour chaque équipe à
créer...
Voilà pour les équipes !
Il vous reste a créer, les listes des
Registres pour les années de
registres que vous souhaitez.
Demandez Registres dans le menu Fichier.
Double-cliquez sur l'année 2002 déjà
créée dans les Registres;
demandez Créer une liste d'actes dans le menu
Modification.
Créez d'abord pour l'an 2002, en complétant le dialogue
de création:
Donc, vous ne créez évidemment pas de listes pour
les relais car il n'y a que les paroisses à tenir des
registres.
Créez:
Créez ensuite l'annee 2001;
Quand vous arrivez à l'année précédant la restructuration, ne créez évidemment pas de listes pour Ste Marie des Arrigans, mais créez pour cette année les listes:
Et ainsi de suite pour toutes les années précédant la restructuration.
Voilà pour les Registres !
Ce paramétrage peut sembler complexe, mais il faut alors se rappeler qu'un fois effectué correctement, on n'a plus jamais à y revenir !
Dans ma paroisse il y a des couples non mariés. Les enfants ont soit le nom du père soit celui de la mère. Comment remplir une fiche de foyer ? Et surtout retrouver les familles ....!
Il est important que les familles soient prises en compte dans ce
logiciel, mais qu'elles le soient aussi dans leur
fragilité.
Le principe est que chaque personne fait partie d'un foyer. Or, il
arrive qu'un enfant ait un père et/ou une mère
différents des personnes rattachées comme Epoux(se),
Union civile ou Cohabitant(e) dans son foyer.
On rattache alors un Prénom Nom du père et/ou un
Prénom Nom de la mère directement dans la fiche
personnelle de chaque enfant.
Si l'enfant ne porte ni le nom du foyer, ni celui du père qui
lui est rattaché personnellement, on lui donne un Nom
personnel.
Les impressions d'enveloppes ou de listes, ainsi que les documents
issus des registres, prennent soigneusement en compte toutes ces
particularités.
En cas de séparation, on peut garder trace du rattachement
d'un enfant à un autre foyer en inscrivant dans sa fiche
personnelle, comme numéro de filiation (à saisir en bas
à droite du cadre Personne), le numéro de ce foyer qui
n'a pas la garde de l'enfant (disponible en bas à gauche du
cadre Foyer de ce 2° foyer).
En demandant Montrer les apparentés ou Montrer les foyers
apparentés dans le menu Modification, on retrouve les liens
familiaux des foyers décomposés.
Comment retrouver dans les registres les sacrements célébrés hors paroisse ?
J'entre des baptêmes qui ont été célébrés hors paroisse. Je ne peux pas retrouver les adresses de ces familles puisque le registre ne me donne que les noms des baptisés dans la paroisse St Clément. Comment faire ?
En demandant d'abord Paroisses dans le menu Fichier, vous
constatez que la "paroisse" dénommée "Hors paroisse"
est créée d'office.
En cliquant une fois dessus pour la sélectionner, puis en
demandant Modifier une paroisse dans le menu Modification, vous
pouvez vérifier qu'elle porte le code "Zzz" et le 4° type
("Hors paroisse"), mais l'adresse, le téléphone...
importent peu dans son cas.
On peut créer des équipes sous ce terme "Hors paroisse"
pour y rattacher tout ce qui n'entre pas dans le cadre paroissial,
par exemple les municipalités, les fournisseurs, les personnes
des écoles publiques...
Dans les registres, des listes d'actes ont également
été créées sous cette appellation "Hors
paroisse".
Tous les sacrements célébrés à
l'extérieur seront alors réunis sous cette
dénomination paroissiale spéciale.
Peut-on modifier soi-même la structure du Paroiciel ?
Une question : est-il possible de modifier moi-même certaines caractéristiques de «Paroiciel» en fonction de la particularité de ma région (j'habite la Suisse) ?
A part tous les paramétrages auxquels vous avez
accès, la réponse est plutôt non. Mais je serais
intéressé de connaître vos desiderata afin de les
intégrer dans le Paroiciel.
J'imagine que les principales différences entre la France et
la Suisse concernent l'édition des certificats et documents
officiels.
Dès maintenant, vous pouvez réaliser des mailings avec
Word.
Vous pouvez modifier un formulaire administratif pour l'adapter
à vos particularités en le demandant depuis un acte de
Sacrement dans le menu Modification.
Vous pouvez également acquérir 4DWrite, le traitement
de texte intégré aux applicatifs 4D, qui permet
intuitivement de réaliser des courriers enrichis de
données issues ou dérivées du Paroiciel, pour le
denier du culte par exemple ou pour un formulaire administratif non
standart.
La commande Exécuter un script du menu Modification dans le
contexte de la recherche de Personnes permet aux connaisseurs de
lancer une procédure 4D écrite dans un fichier-texte
selon les régles de l'art sans avoir à accéder
au mode Structure (ce qui dispense de l'achat de 4D et du mot de
passe du programmeur).
Pour la Belgique, le Canada , la Suisse, l'Afrique, les iles de la
Réunion et de la Martinique, Madagascar et l'Autriche, il est
déjà possible de paramétrer Paroiciel pour une
meilleure localisation du logiciel. Les
Préférences permettent en
effet la modification des énumérations de
diocèses et de scolarité. Les numéros de
téléphone peuvent compter 11 chiffres (Canada). Le
numéro dans la rue peut être inversé avec la rue
(Belgique). Le complément d'adresse peut être
dédié au code postal et être placé
après la ville+province (Canada).
Peut-on importer des données depuis Exel ?
J'ai pas mal de fiches à importer depuis Exel. Comment faire pour importer une structure simple ?
Votre question est d'ordre métaphysique: le logiciel ne
peut pas créer de l'information que vous ne lui fournissez pas
!
Or Paroiciel se fonde sur une structuration très
poussée des données (voir:
http://www.paroiciel.com/Paroiciel/Extras/Structur.htm) qui
représente autant d'informations.
Par exemple, toutes les personnes sont rattachées à un
foyer. Si Exel fournit une liste de personnes avec leurs adresses,
Paroiciel peut évidemment importer ces personnes en
créant un nouveau foyer pour chacune. En comparant les
adresses, Paroiciel peut même regrouper toutes les personnes de
même nom et de même adresse dans un même foyer.
Mais il ne pourra jamais deviner ce qui n'est pas devinable: si le
fichier d'import ne donne pas la rubrique de situation de famille,
Paroiciel ne pourra pas l'inventer, sauf si la civilité lui
donne quelques indices (par exemple, à la civilité
"Mme", Paroiciel fera automatiquement correspondre la situation de
famille "Epouse", même si "Veuve" aurait aussi convenu). Tous
les champs ne sont pas obligatoirement renseignés, mais la
tabulation qui leur correspond doit être présente.
En pratique, Paroiciel peut importer, depuis un fichier-texte
produit par Exel, une liste de personnes triées par noms et
par adresses, dont les colonnes sont:
CIVILITE->PRENOM->DATENAISSANCE->LIEUNAISSANCE->SITUATIONFAMILLE->NOM->NODOMICILE->RUE->CODEPOSTAL->VILLE->NOTELEPHONE
Sous Exel, vous demandez: Enregistrez sous... dans le menu
Fichier, vous choisissez, comme Type de fichier: Texte
(séparateur: tabulation) (*.txt) (*.txt)
et vous enregistrez ainsi, sous un document texte, vos données
concernant les personnes.
Vous pouvez ensuite importer toutes ces personnes dans une
équipe en demandant Importer une
équipe dans le menu Modification de cette
équipe.
En sélectionnant toutes les inscriptions d'une équipe
et en les copiant par la commande Couper les personnes sélect.
du menu Modification, vous pouvez alors les coller dans une liste des
registres ou dans les Annales. Même si l'on ne trouve jamais
deux fois dans différentes paroisses la même
ébauche d'informatisation, tout un tas de listes
d'équipes, de sacramentalisation, de catéchisation...
peuvent ainsi être récupérées et
transférées depuis Exel dans le Paroiciel.
Comment le répertoire fonctionne-t-il en accès "minitel" ?
Je ne comprends pas la logique du répertoire en accès minitel.
Au lancement de Paroiciel, le répertoire est accessible par
le carnet alphabétique.
En demandant Présenter en minitel dans le menu
Présentation, c'est un écran de dialogue sur le
principe de celui de l'annuaire du minitel qui s'affiche,
et ce, jusqu'à ce qu'on rebascule en demandant
Présenter en carnet dans le même menu
Présentation, ou qu'on quitte Paroiciel.
Au fil des différentes versions du Paroiciel, l'accès
minitel au répertoire a été remplacé par
l'accés en carnet à onglets, plus intuitif. Mais le
"minitel" reste sans doute le plus efficace en terme de
rapidité pourvu qu'on connaisse bien ce qu'il y a dans les
données. En effet, si l'on ne connait pas bien les
données, on s'expose à créer très
rapidement des doublons, et l'on sait qu'il est plus rapide de
créer des doublons que de nettoyer ses données pour les
résorber. L'utilisation du répertoire en accès
minitel est aussi un peu plus subtile que celle de l'accès en
carnet.
Pour vous initier à l'accès minitel, voilà un
exercice à effectuer sur création d'un nouveau fichier
de données, après avoir évidemment
sauvegardé vos données réelles.
Le répertoire est l'outil d'accés, à travers
les foyers, aux renseignements déjà enregistrés
sur les personnes.
Le répertoire est aussi l'outil de saisie des renseignements
non encore enregistrés sur les personnes.
La réponse du répertoire à une requête
combinera donc toujours ces deux aspects:
A une requête qui lui est adressée, le
répertoire cherchera toujours à donner la
réponse la plus simple, c'est à dire, à
présenter le minimum de fiches.
Il arrive souvent qu'une requête conduise le répertoire
à présenter plusieurs fiches, successivement
(enregistrer une personne requiert d'abord d'enregistrer son
foyer...) ou dans une sélection simultanée (plusieurs
foyers de même nom...). Quand c'est nécessaire, des
messages d'explication s'intercalent entre les présentations
de fiches.
Mais le répertoire tachera toujours d'aller le plus possible
droit au but. Par exemple, si on lui donne un nom de foyer, un
prénom de personne et un sacrement qu'il a déjà
enregistrés, et si la requête ne présente aucune
ambiguïté avec d'autres données
mémorisées, il présentera directement la fiche
du sacrement, sans passer par le foyer auquel appartient la personne,
ni par la personne à laquelle appartient le sacrement.
Parfois, le répertoire ne présente qu'un message
d'erreur si la requête n'a pas de sens. Par exemple, si on ne
lui indique qu'un prénom et un type de sacrement, et qu'il ne
trouve aucun sacrement à ce prénom, comme il ne peut
pas créer de personne sans foyer, un message réclame
alors le nom du foyer.
Tout cela est assez intuitif. Vous allez vous y exercer.
Création d'une fiche de foyer
Le répertoire est l'outil d'accés, à travers
les foyers, aux renseignements sur les personnes.
Une personne fait obligatoirement partie d'un foyer.
Dans le menu "Fichier" vous avez choisi "Répertoire", vous
avez basculé sur le minitel en demandant Présenter en
minitel dans le menu Présentation, et vous allez créer
un premier foyer avant de créer une première personne.
Vous constatez que des bulles d'aide rectangulaires se forment quand vous effleurez les champs et les boutons de la fenêtre.
La fenêtre du Répertoire s'agrandit éventuellement.
La fiche du foyer Martin apparait.
Vous allez compléter les champs de la fiche en vous
déplacant par la touche Tabulation (à gauche du "A" sur
votre clavier), et en vous laissant guider par les bulles d'aide.
Vous revenez au point de départ puisque la fenêtre de
dialogue du Répertoire s'affiche.
Pour accélérer les opérations, de nombreuses
astuces sont prévues: boutons de suggestion et
équivalents-claviers par exemple.
Le nom du dernier foyer demandé (Martin) est automatiquement introduit dans le champ. Le bouton sollicité est donc un bouton de rappel de la dernière valeur entrée.
La recherche du foyer Martin s'est lancée comme si vous aviez cliqué sur le bouton d'ordinateur content. La touche Flèche-en-haut est donc l"équivalent-clavier" de ce bouton. Beaucoup d'autres astuces encore facilitent l'utilisation du logiciel.
Création d'une fiche de personne
Vous allez maintenant créer votre première fiche de
personne.
Maintenant vous êtes sans doute surpris de vous retrouver
devant une nouvelle fiche vierge de personne (sans prénom, ni
civilité, ni rien...).
Tout simplement, puisque vous avez commencé à
créer des fiches de personnes dans le foyer Martin, le
programme vous en présente de nouvelles jusqu'à ce que
vous y renonciez en cliquant sur le bouton d'annulation qui "Laisse
la fiche inchangée", ou sur le bouton de suppression qui
"Supprime la fiche" aprés accord dans le dialogue de
confirmation.
Vous êtes de retour dans le foyer Martin et vous constatez,
dans le cadre des Personnes, que Thérèse y a
été créée (son âge est faux !).
Puisque, pour créer Thérèse, vous étes
passé par le foyer Martin, il faut faire le chemin inverse
pour revenir au départ.
Voici de nouveau la fenêtre de dialogue du Répertoire.
Modification d'une fiche de personne
Supposons que vous vouliez modifier, dans sa fiche personnelle,
la date de naissance de Thérèse.
Il existe un moyen plus direct d'accéder à la fiche
d'une personne déjà répertoriée que de
demander d'abord sa fiche de Foyer, puis de double-cliquer
manuellement sur son prénom dans le cadre des Personnes de ce
foyer.
L'automatisme de recherche est lancé sur les
critères que vous avez indiqués: Thérèse
pour le prénom, et Martin pour le nom de foyer.
Le programme va vous présenter les fiches qui correspondent le
mieux à vos critères, à partir des
données déjà enregistrées.
En l'occurence, il vous présente directement la fiche
personnelle de Thérèse, puisque vous lui avez
spécifié la personne que vous recherchiez dans le foyer
Martin.
Vous revenez directement au dialogue du répertoire.
Votre seul critère de recherche est le prénom:
Thérèse.
L'automatisme part à la recherche de toutes les fiches
personnelles des Thérèse que le programme a
enregistrées et les affiche.
En l'occurence, il n'en connait encore qu'une, et vous affiche donc
directement la seule fiche de Thérèse Martin.
Voici de nouveau la fenêtre de dialogue du Répertoire.
Création d'une fiche d'inscription
Vous allez maintenant créer votre première fiche
d'inscription dans une équipe.
Dans le dialogue du Répertoire, vous pourriez demander le
foyer Martin; à partir de la fiche Martin, double-cliquer
manuellement sur la ligne de Thérèse dans le cadre des
Personnes du foyer; puis à nouveau double-cliquer dans le
cadre des Inscriptions de cette personne pour obtenir une fiche
vierge d'inscription.
Ce serait la méthode manuelle.
Il est plus judicieux d'utiliser les automatismes implicites du
dialogue de recherche du Répertoire.
Sachant qu'il n'existe qu'une Thérèse dans votre base
de données:
Une fiche vierge d'inscription pour Thérèse Martin vous est présentée.
Création d'une nouvelle inscription
Avant de créer une inscription, il faut créer le
foyer, puis la personne à laquelle l'inscription doit
être rattachée. Seul le Répertoire permet de
créer Foyers et Personnes. Nous allons donc passer par le
Répertoire pour inscrire Pauline aux Enfants de Marie.
Une liste de suggestions d'équipes apparait, ne comptant pour l'instant qu'un nom: Enfants de Marie. Ce type d'énumération est disponible pour chaque champ du dialogue du Répertoire par la même combinaison de touches (en appuyant la touche Commande sur Mac, ou la touche Ctrl sur Windows, taper Return).
La fiche personnelle de Pauline est enregistrée et, aussitôt, une fiche d'inscription à son nom est automatiquement présentée.
Voilà les principes essentiels du Répertoire en accès minitel.
Comment mettre en oeuvre un réseau local entre différents postes ?
Je n'arrive pas à paramétrer les ordinateurs Macintosh de mon presbytère pour les mettre en réseau.
Deux possibilités de mise en réseau fonctionnent:
l'intranet par navigateur web et le réseau client-serveur 4D.
Elles coexistent sans problème.
Matériellement, dans les deux cas, les Mac doivent être
reliés par câbles (de catégorie 5) à
travers leurs prises éthernet 10/100 Base-T (de pictogramme
<...> et de type RJ45). Les Mac actuels sont
équipés d'un port éthernet capable des deux
vitesses 10 Mbps ou 100 Mbps: entre deux Mac de ce type, le
débit de la liaison sera donc de 100 Mbps, sinon il ne sera
que de 10 Mbps (10 Mbps = 10 millions de bits par seconde = environ 1
million d'octets par seconde). S'il s'agit de ne relier que deux Mac,
il suffira de tirer entre eux un simple câble éthernet
croisé. A partir de trois machines, il faut acquérir un
concentrateur éthernet (hub) et y connecter chaque Mac.
Au lieu d'un réseau câblé, les Mac peuvent
bénéficier de la technologie Airport de liaison radio
sans fil à 11 Mbps. Il faut alors qu'ils soient
équipés de la carte de réseau Airport (150
eurosTTC). On peut aussi panacher ce dispositif, et réserver
une liaison Airport par exemple aux seuls ordinateurs portables.
L'intranet par navigateur web:
Cette solution demande d'acheter l'ensemble logiciel 4D Standart
Edition (300 eurosHT, mais 40 eurosHT pour les associations
déclarées) car le moteur d'émulation gratuit 4D
Runtime fourni avec Paroiciel ne publie pas la base pour les clients
web.
Il faut activer le protocole AppleTalk sur chacun des Macs. C'est
très simple. Sur MacOS 9, dans le menu Pomme, la commande
Tableaux de bord donne accés aux réglages AppleTalk.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, il suffit de sélectionner
comme Connexion le type "Ethernet", et par le bouton Options de
sélectionner "Activé". Enregistrer la configuration
quand l'ordinateur le demande. On peut vérifier, par la
commande Sélecteur du menu Pomme, en bas à droite dans
la fenêtre qui s'ouvre, qu'AppleTalk est bien "Activé"
et non pas "Désactivé". Fermer la fenêtre du
Sélecteur. On peut aussi vérifier par la barre des
réglages.
Il faut ensuite paramétrer le protocole TCP/IP (Transport
Control Protocol/Internet Protocol). Dans le menu Pomme, la commande
TCP/IP donne accés aux réglages TCP/IP. Dans la
fenêtre qui s'ouvre, il suffit de sélectionner comme
Connexion le type "Ethernet", comme Configuration "Manuellement",
d'attribuer une Adresse IP différente à chaque Mac
("193.57.168.195", "193.57.168.196" ...par exemple), de donner
à tous les Mac le même masque de sous-réseau
"255.255.255.0", de laisser vierges l'Adresse du routeur et les
autres zones, de fermer la fenêtre et d'enregistrer la
configuration quand l'ordinateur le demande.
Pour publier la base au démarrage et la rendre disponible sur
les autres Mac, il faut entrer dans Paroiciel comme Programmeur,
choisir Quitter dans le menu Fichier, puis Structure dans le menu
Mode, puis Propriétés de la base dans le menu Fichier,
puis sélectionner l'avant-dernier onglet, cocher la case
Publier la base au démarrage, cliquer sur le bouton OK,
Quitter dans le menu Fichier, puis redémarrer Paroiciel avec
4D. Il ne reste qu'à lancer un navigateur web (Internet
Explorer, Netscape, Opera...) sur l'un des Mac et le menu Fichier du
Paroiciel apparait dans la fenêtre du navigateur en proposant
les commandes Répertoire, Calendrier, Registres... comme liens
à activer.
On peut ainsi consulter Paroiciel de façon
élémentaire sur tous les postes d'un même
presbytère et enregistrer les petites modifications dans les
données.
Le réseau client-serveur 4D:
Cette solution est plus onéreuse parce qu'il faut
monopoliser un ordinateur comme serveur de Paroiciel à ses Mac
clients -ordinateur sur lequel on n'aura pas accès à
Paroiciel- et parce qu'il faut aussi acheter l'ensemble logiciel 4D
Server Standart Edition (900 eurosHT, mais 600 eurosHT pour une
association déclarée).
Il faut activer le protocole AppleTalk sur chacun des Macs. C'est
très simple. Sur MacOS 9, dans le menu Pomme, la commande
Tableaux de bord donne accés aux réglages AppleTalk.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, il suffit de sélectionner
comme Connexion le type "Ethernet", et par le bouton Options de
sélectionner "Activé". Enregistrer la configuration si
l'ordinateur le demande. On peut vérifier, par la commande
Sélecteur du menu Pomme, en bas à droite dans la
fenêtre qui s'ouvre, qu'AppleTalk est bien "Activé" et
non pas "Désactivé". Fermer la fenêtre du
Sélecteur. On peut aussi vérifier par la barre des
réglages.
Une fois le logiciel 4D Server lancé sur le poste serveur,
Paroiciel est accessible à partir des autres machines en
lancant, sur chacune, le logiciel 4D Client.
C'est la façon la plus efficace de mettre plusieurs machines
en réseau dans un même presbytère. Paroiciel
offre alors exactement les mêmes possibilités en
multiposte qu'en monoposte.
Comment mettre en oeuvre la synchronisation entre plusieurs sites ?
A propos de la communication via e-mail entre nos deux paroisses, je fais appel à vous pour bien réaliser la synchronisation.
Le principe de cette communication est que chaque ordinateur
possède sa propre boite aux lettres. Il y poste tout ce qui
est saisi par le moyen de son propre clavier-souris, et il en retire
tout ce qui a été saisi sur les autres machines. Le
remplissage ou le vidage de la boite aux lettres ne s'opère
pas en temps réel, mais à un rythme approprié
que l'on décide: on poste ou retire alors le courrier de
synchronisation. Le courrier retiré est "digéré"
par le programme pour que les informations nouvelles soient
intégrées et disponibles dans le fichier local des
données (Paroiciel.data sur Macintosh, Paroiciel.4dd et
Paroiciel.4dr sous Windows). Le but est de tenir à jour son
disque dur et de communiquer aux autres machines les informations
saisies sur place.
En pratique, il faut donc disposer d'autant d'adresses de mél
que de machines à synchroniser. Ces adresses ne doivent servir
qu'à cela, mais si du courrier étranger y était
pourtant déposé, le programme saurait faire la
différence entre ce courrier et le courrier de
synchronisation. On ne peut pas utiliser ces adresses pour le
courrier ordinaire, car le courrier de synchronisation serait alors
retiré et détruit sur le serveur quand le logiciel de
mél (Outlook Express...) relèverait la correspondance
ordinaire.
Si l'on ne dispose pas d'adresses en nombre suffisant, il faut
commencer par les créer chez son fournisseur d'accès
internet, ou chez un hébergeur de courrier gratuit.
Par exemple, dans la paroisse restructurée de Ste Marie des
Arrigans, pour synchroniser les deux sites d'Habas (P. Bonnet) et de
Pouillon (P. Castets), on peut créer les adresses suivantes:
sma.habas@wanadoo.fr et sma.pouillon@wanadoo.fr. L'adresse
sma.paroisse@wanadoo.fr sera diffusée au public comme celle du
courrier paroissial ordinaire.
L'étape suivante est le paramétrage des
Préférences.
On accède aux Préférences en demandant d'abord
Paroisses dans le menu Fichier, puis Modifier les
préférences dans le menu Modification.
Le premier paramètre à affecter est le numéro de
fiches réservées (entre 1 et 2 147 483 647). Chaque
machine doit posséder son propre numéro,
différent des autres: on définit ainsi des tranches de
numéros pour qu'à partir d'un fichier de données
au départ identique, on puisse différentier les
nouvelles fiches créées par deux machines chacune de
leur côté. On peut ainsi affecter le numéro 1 000
000 (1 million) à la première machine, 2 000 000
à la deuxième machine... jusqu'à 2146 machines !
Dans notre exemple, avant de saturer à 1 000 000 foyers, la
paroisse n'est pas limitée dans son rayonnement apostolique !
Notez que, par défaut, les 100 0000 premiers numéros
sont réservés à l'annuaire diocésain.
Dans notre exemple on peut choisir 1 000 000 pour Pouillon et 2 000
000 pour Habas.
Le deuxième paramètre à affecter est
l'énumération des adresses de mél.
Puique vous les avez déjà créées
auprés de votre fournisseur d'accés internet, il suffit
de faire attention à l'ordre dans lequel vous saisissez ces
paramètres dans les Préférences. Quand vous
cliquez dans la case d'énumération des adresses de
sites, cette énumération s'affiche. Sous la liste des
valeurs, cliquez en bas à gauche sur le bouton Modifier.
L'éditeur d'énumération vous permet alors la
saisie des valeurs. Il faut faire ce réglage différent
sur chaque machine.
En haut de la liste, comme première valeur, doit
apparaître obligatoirement l'adresse mél du site
informatique que vous paramétrez.
En dessous, doivent apparaître les adresses mél des
autres sites à synchroniser, dans un ordre qui importe
peu.
Dans notre exemple, où il n'y a qu'un autre site à
synchroniser à partir de chaque machine, l'ordre sera:
Les autres paramètres à affecter sont le serveur POP
et l'hôte SMTP. Ce réglage est le même sur toutes
les machines.
Dans notre exemple, les serveurs sont:
Le fait de remplir ces rubriques des Préférences initialise le processus de synchronisation:
Le paramétrage est alors terminé.
On synchronise les sites à intervalles
réguliers.
Ce peut être au moins une fois par semaine, le vendredi soir,
pour préparer les registres des sacrements
célébrés durant week-end, pour le mémento
des sacrements, pour les annonces de la semaine, pour le bulletin du
lundi... On déclenche la synchronisation en acceptant la
proposition qui en est faite à chaque fois qu'on lance ou
qu'on quitte Paroiciel, ou bien quand l'on veut, en demandant Poster
ou Retirer dans le menu Fichier. Au moment de retirer le courrier, le
logiciel demande le mot de passe d'accès à la boite
concernée: il suffit de le lui indiquer.
Mais il reste indispensable de conserver un fichier de
données comme sauvegarde de référence.
Ce sera celui du site où s'effectueront la plupart des
saisies. En effet, la synchronisation n'est pas un
procédé infaillible parce qu'entre deux échanges
de courrier, on peut très bien saisir la même
information sur deux sites différents: malgré le
travail de discrimination effectué par le programme, la
synchronisation créera peut-être quand même un
doublon. Il peut aussi arriver que la synchronisation soit
impossible, par exemple si l'on supprime un foyer et qu'au contraire,
la synchronisation demande d'ajouter une personne à ce foyer
désormais inconnu. Donc, à intervalles réguliers
(tous les mois ?), la sauvegarde de référence (celle de
Pouillon, par exemple) sera installée identiquement sur tous
les sites. Il faudra veiller à y corriger le numéro de
fiches réservées (sauvegardé en même temps
que les données), qui est propre à chaque site: 2 000
000 à Habas, par exemple. Des commandes de renumérotage
du fichier des données sont disponibles à partir de
l'outil Paroisses, dans le menu
Modification: Régénérer le fichier de
données, Fusionner un fichier de données.
En pratique, on constitue un fichier de données
essentiellement à partir de la saisie des registres
paroissiaux des années passées. A partir des actes de
baptêmes et de mariages, on reconstitue facilement les
familles. Ce travail est à réaliser d'abord en
monoposte, la synchronisation devant être
réservée pour les affaires courantes en usage
quotidien, mais pas pour le travail important de constitution d'un
fichier initial de données.
Il faut lancer la connexion internet à partir de l'OS
(Remote Access sur MacOS9, Internet Connect sur MacOSX, ou Winsock
sous Windows) avant de faire appel à une opération de
synchronisation à partir de Paroiciel. On peut couper la
connexion aussitôt que Paroiciel a terminé
l'opération.
Sous Windows, il peut être commode de créer un raccourci
pour lancer et couper les connexions: dans le menu Démarrer,
demandez Programmes, puis Accessoires, puis Communications, puis
Accès réseau à distance, puis, avec le bouton
droit de la souris, cliquez sur le fichier de votre fournisseur
d'accès pour demander la création d'un raccourci.
Comment fusionner plusieurs fichiers de données ?
Peut-on fusionner sur le même PC les saisies faites sur
des PC différents avec des numéros de fiches
différents ? Nous avons 14 paroisses et 14 volontaires pour
faire la saisie, mais nous souhaitons à l'avenir avoir un seul
secteur et fusionner tout le travail dans la même base 4D. Je
n'ai pas vu quelle manipulation faire.
En début d'année, j'aimerais aussi savoir comment
mettre à jour l'annuaire diocésain.
Situons d'abord la question.
Le moteur 4D lance la structure de
Paroiciel sur un et un seul fichier de données: par
défaut, c'est le dernier qui a été ouvert. Pour
changer de fichier de données à l'ouverture, il faut
préalablement le déplacer ailleurs sur le disque afin
que la structure ne le retrouve plus et demande alors lequel ouvrir.
Une autre possibilité, une fois lancé Paroiciel, sans
le quitter, est d'utiliser la commande Changer de fichier de
données du menu Modification à partir de l'outil
Paroisses.
Un seul fichier peut rassembler des ensembles de données assez
divers: plusieurs paroisses, annuaire diocésain,
ministère personnel, répertoire de mouvement... On peut
donc souhaiter se réserver la possibilité
ultérieure de scinder ce fichier en différents nouveaux
fichiers. On peut aussi souhaiter fusionner plusieurs fichiers
existant en un seul, et c'est votre première question.
Diverses combinaisons des commandes Régénérer le
fichier de données et Fusionner un fichier de données
permettent ces opérations. Les deux commandes proposent un
dialogue portant sur les différentes tables de la
structure qui composeront le nouveau
fichier de données:
Pour répondre à la 1° question et fusionner plusieurs fichiers de données, il suffit donc de les sélectionner successivement après chaque invocation de la commande Fusionner un fichier de données, depuis le fichier destiné à les intégrer. Le point délicat est de ne pas créer de doublon sur les champs qui doivent rester uniques, par exemple sur les numéros de foyers ou de personnes. C'est au moment de l'attribution du nouveau n° de 1° fiche qu'il faut y veiller, en n'oubliant pas que les données sont peut-être appellées à se développer ultérieurement à l'intérieur de cette tranche de numéros sans empiéter sur la tranche de numéros immédiatement supérieure.
Mettre à jour l'annaire diocésain est un bon exemple
de ce type de manipulation.
En consultant les fiches des prêtres dans l'annuaire, on a
constate facilement que la tranche de leurs numéros de foyers
et de personnes s'étale généralement entre 1 et
100 000. La première étape consiste à supprimer
toutes les fiches comprises dans cette tranche. Pour ce faire, on
demande Régénérer le fichier de données
dans le menu Modification depuis les Paroisses et on
sélectionne la 1° fiche au-dessus de 100 000, la
dernière étant le n° maximum par défaut et
le nouveau n° de 1° fiche restant le
précédent: 100 000. On coche toutes les cases à
cocher. On sélectionne tout dans le tableau des paroisses,
sauf ce qui correspond aux sections d'annuaire. On valide pour lancer
la régénération et on se laisse conduire par les
dialogues. On obtient ainsi un nouveau fichier de données
portant le nom que l'on aura décidé, purgé de
l'annaire périmé.
En ouvrant ce nouveau fichier de données, par exemple par la
commande Changer de fichier de données, il ne reste plus
qu'à lui fusionner l'annuaire valide. On demande Fusionner un
fichier de données et on sélectionne le nouvel
annuaire. On choisit d'intégrer seulement le bloc des
"Foyers-Personnes-Appellations-Inscriptions-Annales-Sacrements" (on
choisit 1 comme nouveau n° de 1° fiche) et celui des
"Paroisses (sauf "hors")-Equipes-Sous-équipes-Quantités
et Lieux" en sélectionnant toutes les sections d'annaire. On
valide le dialogue, et après les basculements entre fichiers,
on obtient que l'annuaire nouveau soit intégré aux
autres données.
Comment la confidentialité des informations est-elle respectée ?
Je ne veux pas que toutes les informations sur la vie paroissiale soient mises sur l'Internet.
Et vous avez bien raison.
Mais il ne faut pas tout confondre; il faut distinguer entre:
Comment la pérennité du Paroiciel est-elle garantie ?
Nous avons eu ce matin une petite réunion des principaux intéressés par ce logiciel: une question reste en suspens. Quelle est la pérennité de ce logiciel ?
Il y a plusieurs niveaux à cette question.
La société
4D qui distribue le générateur d'applications
à la source de Paroiciel est dans une situation
financière saine.
La "communauté" des développeurs 4D rassemble
d'intéressantes ressources humaines d'esprit sympathique. La
liste de diffusion
4D-forum permet de s'en faire une
idée.
Au fil des ans, les différentes versions de 4D MacOS et
Windows se succèdent, évidemment toujours avec
compatibilité ascendante. On peut donc imaginer que
s'arrête le développement du Paroiciel: on pourra
toujours le lancer si l'on acquiert régulièrement les
nouvelles versions de 4D adaptées aux nouveaux OS des
nouvelles machines.
A un autre niveau, je ne compte pas laisser se perdre cette
initiative. Mais la question se pose effectivement du relais. Ce qui
me conviendrait le mieux serait d'ouvrir le code à des
équipes bénévoles émergeant ça et
là entre paroisses, ou à une société
commerciale et, pour ma part, à titre d'aiguillon, de
continuer librement en parallèle le développement de
Paroiciel et sa distribution gratuite sur l'Internet.
Au dernier niveau, cette question débouche sur celle des
capacités d'exportation de ses données par Paroiciel,
afin de les récupérer sous un autre logiciel. La
commande Exporter la sélection
en liste, du menu Production disponible à partir d'une
Equipe, permet cela, sans parler les fonctionnalités
d'exportation implémentées en standart dans 4D en mode
Utilisation.
Combien de paroisses, à votre avis, utilisent déjà ce logiciel ?
Dans la pratique, du fait de sa mise à disposition sur
l'Internet, j'ai peu de retour d'information sur l'utilisation
effective du Paroiciel. Quelques correspondants réguliers ont
accepté de figurer dans la
liste des paroisses utilisatrices. Quand je leur
proposais le cederom gratuit, une centaine de paroisses me l'ont
demandé. Je n'ai pas de compteur sur le lien de
téléchargement du site paroissial. Sur les autres sites
de téléchargement où Paroiciel est
référencé, les compteurs prouvent un minimun de
2000 téléchargements au 5 Janvier 2003. Une quarantaine
de
sites de freeware référencent en
effet le site paroissial.
Je reçois de toute la francophonie un courrier
électronique assez abondant.
J'estime la fourchette entre 20 et 100 utilisateurs sérieux...
Comment constituer l'annuaire papier des responsables paroissiaux ?
Jusque là, nous éditions chaque année un annuaire contenant les coordonnées de toutes les personnes particulièrement actives dans la paroisse. Cet annuaire était photocopié pour les membres de l'équipe pastorale, pour le secrétariat et les personnes chargées de l'accueil. Dans Paroiciel, je vois qu'il est possible d'inscrire les personnes dans les équipes en leur attribuant éventuellement une responsabilité. Est-il possible d'imprimer à partir de Paroiciel une liste de toutes ces personnes ayant une responsabilité ?
1) Exporter les responsables depuis Paroiciel
2) Préparer la liste sous Exel
3) Peaufiner l'annuaire sous Word
Voici un exemple de mise en page pour les coordonnées de chaque personne responsable :
|
Civilité |
Nom |
Prénom |
Tél foyer |
Tél mobile |
Adresse mél |
|
N° domicile + Rue + CP ville |
Toutes les inscriptions |