Équipe-renseignements

Sommaire

Équipe

présente le nom de l'équipe tel qu'il a été défini en fiche Équipes dans le menu Modification à la création ou à la modification de l'équipe (voir fiche Paroisse).

Vselect

présente le nombre d'inscriptions sélectionnées (en caractères gras) dans l'équipe (voir Techniques de sélection ci-dessous).

Vinscrits

présente le nombre d'inscriptions à l'équipe.

Vtotal

présente la somme de toutes les quantités de l'équipe (voir [Quantités] et Quantité ci-dessous).

[Souséquipe]

accueille le numéro et le nom de chaque sous-équipe dans l'équipe. Quand la liste est ici complète sur toute la hauteur et qu'on ne peut plus obtenir de nouvelle fiche vierge en double-cliquant sous la dernière ligne de la liste, il faut passer par la modification de l'équipe depuis la liste des équipes, et par son menu Modification.

[Quantités]

accueille le chiffre et le sens de chaque catégorie d'informations de quantité. Comme chiffre, on peut y indiquer le montant de la cotisation payée, ou le nombre de places réservées par cette personne, ou le numéro de 2° sous-équipe de cet adhérent... Quand la liste est ici complète sur toute la hauteur et qu'on ne peut plus obtenir de nouvelle fiche vierge en double-cliquant sous la dernière ligne de la liste, il faut passer par la modification de l'équipe depuis la liste des équipes, et par son menu Modification.

[Inscriptions]

Double-cliquer dans la liste sur la ligne d'une inscription fait apparaître cette inscription en pleine fenêtre. Les membres de l'équipe sont listés par leur prénom, suivi de leur nom et encadrés d'autres renseignements détaillés ci-dessous.

On ne peut modifier ici que les informations en début et en fin de ligne: celles qui caractérisent l'inscription proprement dite.

On ne peut pas demander de fiche vierge d'inscription par double-clic dans la zone vide pour une personne non encore inscrite (il faut nécessairement utiliser le Répertoire comme garantie que toutes les fiches intermédiaires Foyer et Personne sont bien créées et correctement remplies).

Par défaut les inscriptions sont triées d'abord en sous-équipes, puis chaque sous-équipe est triée par ordre de responsabilité, puis chaque type de responsables est trié par ordre alphabétique des noms de foyers, puis les personnes d'une même sous-équipe, d'une même responsabilité et d'un même foyer sont triées par ordre alphabétique des prénoms.
On peut faire glisser vers le bas le séparateur horizontal situé discrètement sous le cadre des inscriptions pour agrandir ce cadre.

Techniques de sélection:

• on sélectionne une seule inscription en cliquant sur sa ligne;
• on sélectionne individuellement plusieurs inscriptions à la fois par Ctrl(touche Contrôle)+clic ou Alt(touche Option)+clic;
• on obtient une sélection continue par Shift(Majuscule temporaire)+clic;
• on obtient des blocs discontinus de sélection continue en alternant, du bas vers le haut de la liste, la sélection discontinue d'une fiche et, quelques fiches plus haut, la sélection continue du bloc;
• on inverse la sélection par le bouton dédié, voir ci-dessous;
• on sélectionne par l'éditeur de recherche en formulant des critères logiques par Sélectionner des inscriptions dans le menu Présentation, voir ci-dessous.

Une action (impression, présentation des fiches Personne...) peut alors être obtenue sur les fiches sélectionnées en activant une ligne de menu.

Responsabilité

accueille sur 4 lettres la responsabilité de l'adhérent dans l'équipe. Une énumération est proposée à l'arrivée sur cette rubrique par clic ou par tabulation. On peut modifier cette énumération.

Nosousequ

accueille le numéro de la sous-équipe de l'adhérent (voir Souséquipe ci-dessus)

Prénom

présente le prénom de l'adhérent. On peut déplacer la personne vers un autre foyer, l'inscrire dans une autre équipe ou consigner un de ses sacrements en registres, en cliquant une 1° fois sur sa ligne d'inscription, puis en cliquant sur la 1° lettre de son prénom et en la déplacant par Glisser-Lâcher sur la colonne des 1° lettres de prénoms dans la fenêtre de destination: la personne transite par le Presse-papiers comme on peut le voir en demandant Afficher le Presse-papiers dans le menu Édition. On changer la personne d'équipe (la couper) en combinant le Cliquer-Glisser-Lâcher avec la touche Shift (Majuscule). On peut aussi dupliquer son inscription dans la même équipe en la relâchant dans la même équipe au niveau des 1° lettres de prénoms.

VNom0

présente le nom de l'adhérent qui n'est pas forcément le nom du foyer s'il porte un Nom personnel (le nom du foyer le suit alors entre parenthèses).

Jour naiss

présente la date de naissance de l'adhérent.

Vclasse

présente la classe de l'enfant à la date du jour ou, pour un adulte, l'éventuel milieu social ou catégorie socio-professionnelle.

Vécole

présente la dernière école de l'enfant ou, pour un adulte, la dernière profession.

Vcaté

présente le catéchiste ou professeur de l'enfant à la date du jour ou, pour un adulte, la dernière entreprise ou le dernier contact pris.

Vsacr

présente l'abréviation d'un sacrement reçu (Bapt, Euch, Prof, Conf ou Mari) si celui-ci est certifié par un numéro d'acte différent de 0.

Quantité

présente le chiffre de l'adhérent (voir [Quantités] ci-dessus).

Notes

accueille, en caractères italiques, le commentaire lié à l'inscription.

inverse la sélection. Ce bouton sélectionne les sous-fiches non-sélectionnées et désélectionne les autres.

trie les adhérents par ordre de responsabilité, puis, à responsabilités égales, par ordre alphabétique de foyers, puis de prénoms les personnes du même foyer. Un Ctrl(touche Contrôle)+clic, ou un Alt(touche Option)+clic, ou un Commd(touche Pomme-Commande)+clic sur ce même bouton trie les adhérents par foyers (en différenciant les foyers de même nom), puis trie entre parents et enfants, en classant les enfants par rang décroissant.

trie les adhérents par dates de naissance.

Présentation

• Montrer les adresses:
  montre la liste des personnes inscrites et leurs adresses.
  
  
• Montrer le calendrier:
  montre la liste des convocations de l'équipe, c'est à dire son calendrier.
  
  
• Montrer les personnes sélect.:
  montre d'abord en liste la sélection des adhérents (voir Techniques de sélection ci-dessus). Par double-clic on obtient les fiches Personne de ces adhérents, que l'on utilise à volonté. Depuis la liste intermédiaire, par les commandes du menu Modification, on peut copier ou ajouter dans le Presse-papiers les personnes -sous-sélectionnées, et, par les commandes du menu Production, on peut imprimer la liste standart des personnes -sous-sélectionnées, ou éditer puis imprimer une liste personnalisée de ces personnes grâce à l'éditeur d'états rapides. La documentation sur l'éditeur d'états rapides est au chapitre 8 à la page 147 du fichier 4D_2004_Mode_Utilisation.pdf.
  
  
• Montrer les foyers sélect.:
  montre d'abord en liste les foyers de la sélection d'adhérents (voir Techniques de sélection ci-dessus). Par double-clic on obtient les fiches Foyer de ces adhérents, que l'on utilise à volonté. Depuis la liste intermédiaire, par les commandes du menu Production, on peut imprimer la liste standart des foyers -sous-sélectionnés, ou éditer puis imprimer une liste personnalisée de ces foyers grâce à l'éditeur d'états rapides. La documentation sur l'éditeur d'états rapides est au chapitre 8 à la page 147 du fichier 4D_2004_Mode_Utilisation.pdf.
  
  
• Sélectionner des inscriptions:
  propose l'éditeur de recherche. Les inscriptions de l'équipe répondant aux critères formulés dans ce dialogue sont alors sélectionnées en gras. La documentation sur l'éditeur de recherches est au chapitre 3 à la page 87 du fichier 4D_2004_Mode_Utilisation.pdf.
  
  
• Trier les inscriptions:
  propose l'éditeur de tris sur les inscriptions. Cet outil permet de trier les inscriptions sur les critères demandés. La documentation sur l'éditeur de tris est au chapitre 5 à la page 120 du fichier 4D_2004_Mode_Utilisation.pdf.
  
  

Modification

• Couper les personnes sélect.:
  supprime dans la liste de l'équipe les inscriptions sélectionnées (voir Techniques de sélection ci-dessus) et les place dans le Presse-papiers. On peut les visualiser en demandant Afficher le Presse-papiers, dans le menu Édition. Après avoir appelé une autre équipe, on peut les y ajouter (voir Coller les personnes sélect. ci-dessous), ou bien les coller dans une liste des registres sacramentels, ou dans une sélection d'annales, ou dans un foyer.
  
  
• Copier les personnes sélect.:
  copie, dans la liste de l'équipe, sans les y supprimer, les inscriptions sélectionnées (voir Techniques de sélection ci-dessus). Sinon la technique est identique à Couper les personnes sélect. ci-dessus.
  
  
• Coller les personnes en stock:
  ajoute, dans la liste de l'équipe, les inscriptions correspondant aux personnes actuellement dans le Presse-papiers. On peut les visualiser en demandant Afficher le Presse-papiers, dans le menu Édition.

Production

• Imp la sélection en sous-équipes:
  imprime la liste des adhérents sélectionnés (voir Techniques de sélection ci-dessus) selon l'ordre d'affichage par défaut décrit dans [Inscriptions] ci-dessus. Une ligne de titre sépare les sous-équipes les une des autres. Si une inscription s'accompagne d'un commentaire de notes (voir Notes dans fiche Inscription), il s'inscrit sous la ligne des nom et adresse de l'adhérent en 1 ou 3 lignes (ni 2, ni plus de 3), selon sa longueur.
  
  
• Imp la sélection en alphabétique:
  imprime la liste des adhérents sélectionnés (voir Techniques de sélection ci-dessus) par ordre de responsabilités puis, à responsabilités égales, par ordre alphabétique. En cas de Notes, voir Imp la sélection en sous-équipes ci-dessus.
  
  
• Imp la sélection en foyers:
  imprime la liste des adhérents sélectionnés (voir Techniques de sélection ci-dessus) et triés par foyers (en différenciant les foyers de même noms), puis triés dans un même foyer entre parents et enfants, les enfants étant classés par rang décroissant. En cas de Notes, voir Imp la sélection en sous-équipes ci-dessus.
  
  
• Imp sél en enveloppes:
  imprime le nombre d'enveloppes choisi par adhérent sélectionné (voir Techniques de sélection ci-dessus). Cependant, plusieurs membres d'une même famille recoivent leur courrier dans une même enveloppe, et -autre exception- si un enfant a ses parents séparés en deux foyers distincts (et que le numéro du 2° foyer est indiqué comme numéro de filiation pour cet enfant) chacun des deux parents recoit sa propre enveloppe. Un premier dialogue d'impression permet de fixer l'en-tête de l'expéditeur (ou de laisser sans en-tête), le libellé exact de la première ligne du destinataire (son foyer, son nom et son prénom ou son nom sans prénom...) selon les 3 possibilités offertes, et le format (petit ou grand) des enveloppes. L'analyse du libellé de la première ligne d'adresse est approfondie et prend automatiquement en compte, pour chaque enveloppe, la constitution particulière du foyer selon la civilité de la personne, sa situation familiale ainsi que son éventuel nom de correspondance ou personnel. On choisit l'intitulé entre:
  • "foyers, correspondants, collectivités avec services":
    l'intitulé s'adresse au foyer, c'est à dire "M. et Mme Untel" à moins que la situation familiale soit différente (veuvage, concubinage, célibat, consécration...) auquel cas l'intitulé est la personne sans prénom (sauf les consacrés toujours désignés avec leur prénom), ou que la personne ait un nom de correspondance ici toujours prioritaire (le tuteur pour un enfant complètement orphelin, ou "Madame Untel" si Monsieur est de l'autre bord, ou "Madame la Duchesse Olivia La Rupelle de Saint-Sernin des Rochettes"...), ou qu'il s'agisse d'un service dans une collectivité auquel cas l'intitulé est la concaténation des deux. Plusieurs membres d'une même famille recoivent leur courrier dans une même enveloppe. Si un enfant a ses parents séparés en deux foyers distincts, et que le numéro du 2° foyer est indiqué comme numéro de filiation pour cet enfant, chacun des deux parents recoit une enveloppe.
  • "personnes avec prénoms, correspondants de collectivités":
    l'intitulé s'adresse aux personnes avec leur prénom sauf s'il est inconnu (et donc remplacé par un espace, un "X" ou un "Y" dans le champ du prénom), mais s'il s'agit d'une collectivité c'est dans ce cas que le libellé sera le nom du correspondant. Plusieurs membres d'une même famille recoivent leur courrier dans une même enveloppe portant l'ensemble des prénoms concernés.
  • "personnes sans prénom, collectivités sans services":
    l'intitulé s'adresse aux personnes sans leur prénom (mais avec le prénom de leur mari pour les femmes mariées), aux collectivités uniquement par le nom de collectivité (sans s'adresser à un service particulier de la collectivité).

  Les lignes qui suivent celle du destinataire respectent les normes fixées par la Poste. Que l'adressage compte 3 lignes (sans complément d'adresse) ou 4 lignes (avec complément d'adresse), elles restent séparées par un espace égal. Quand une boite postale est indiquée en complément d'adresse, la ligne du numéro+voie précède alors celle de la boite postale.
  
  Quand l'option "envoyer plutôt un mél à ceux qui en disposent" est cochée, le principe est que si, pour les inscriptions sélectionnées d'un même foyer, les adresses de mél suffisantes ont été trouvées, aucune enveloppe n'est imprimée pour le foyer. Le logiciel de courrier électronique est alors lancé et ouvre un nouveau courrier destiné à tous les méls retenus Les adresses de mél des personnes sélectionnées se retrouvent dans le champ "A :" comme destination du nouveau courrier. Il ne faut pas oublier de les transférer dans le champ des destinataires cachés (copie carbone cachée) sous peine de partager avec tous les destinataires son réseau mél de diffusion paroissiale.

  • "foyers, correspondants, collectivités avec services":
    si l'un au moins des adultes du foyer, de tout état de vie sauf "enfant", a une adresse mél, aucune enveloppe n'est imprimée pour le foyer, et le courrier électronique est alors destiné à tous les mels trouvés y compris ceux des enfants de l'équipe. S'il s'agit de l'inscription d'un enfant ayant un numéro de filiation, le choix du courrier électronique est fait si l'on peut trouver au moins un adulte dans chacun des deux foyers (le foyer principal et celui auquel se réfère le numéro de filiation) ayant une adresse mél: aucune enveloppe n'est alors imprimée mais le courrier est envoyé électroniquement aux adultes et aussi aux enfants inscrits dans l'équipe.
  • "personnes avec prénoms, correspondants de collectivités":
    si la personne inscrite a une adresse mél, elle reçoit un courrier électronique, sinon c'est une enveloppe qui s'imprime pour elle.

  "personnes sans prénom, collectivités sans services":
  si la personne inscrite a une adresse mél, elle reçoit un courrier électronique, sinon c'est une enveloppe qui s'imprime pour elle.
  
  

• Imp sél en étiquettes:
  imprime une étiquette par adhérent sélectionné (voir Techniques de sélection ci-dessus) selon la planche sélectionnée:
  • sur Macintosh en planches A4 de (8x2=) 16 étiquettes (mais les 15° et 16° resteront vierges) "sans marges", ou en planches A4 de (8x2=) 16 étiquettes "avec marges";
  • sous Windows en planches A4 de (7x2=) 14 étiquettes avec 14mm de marges haute et basse, ou en planches A4 de (8x2=) 16 étiquettes avec 13mm de marges haute et basse.

  Un premier dialogue d'impression permet de fixer le libellé exact de la première ligne du destinataire comme ci-dessus pour Imp sél en enveloppes. A deux différences près: le deuxième choix "personnes avec prénoms, correspondants de collectivités" imprimera autant d'étiquettes que de membres sélectionnés, même dans le même foyer; Quand il n'y a pas de complément d'adresse, la troisième des 4 lignes d'adressage est laissée vierge , comme c'est toléré par la Poste.
  
  

• Imp sél en badges:
  imprime un badge par adhérent sélectionné (voir Techniques de sélection ci-dessus) sur des feuilles A4 de 8 badges. Un badge est une grosse étiquette qui n'indique que le prénom et nom personnel de l'adhérent.
  
  
• Imp sél demandes-inscription:
  imprime une inscription par adhérent sélectionné (voir Techniques de sélection ci-dessus). Un premier dialogue d'impression permet de fixer le titre des demandes-inscriptions, l'en-tête (ou de laisser sans en-tête), les sacrements à vérifier et les 2 lignes du texte d'engagement en bas de chaque inscription. Quand on choisit le titre "Fiche personnelle", c'est un document plus riche d'informations sur la personne qui s'imprime, mais sans les zones d'engagement et de signature. Quand on choisit le titre "Demande de baptême", ce n'est pas le formulaire officiel qui s'imprime, mais un document adapté à une demande initiale d'informations sur l'enfant à baptiser.
  
  
• Imp sél fiches de catéchisme:
  imprime une fiche de catéchisme en format A4 par enfant sélectionné (voir Techniques de sélection ci-dessus) et reste inopérant pour les adultes. Un premier dialogue d'impression permet de fixer l'en-tête (ou de laisser sans en-tête). Destinées aux catéchistes, ces fiches sont très complètes, en particulier sur la catéchisation-scolarité, mais aussi sur les renseignements personnels et familiaux, sur les versements effectués...
  
  
• Imp sél adresse + baptême:
  imprime une liste alphabétique avec les adresses des adhérents ainsi que leurs dates et lieux de baptêmes (marqués d'un tiret si l'acte de baptême est certifié).
  
  
• Imp sél adresse+naissance+école:
  imprime une liste avec les dates de naissance et la scolarité.

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