Dons

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Lancer l'application Paroiciel, si ce n'est pas fait.
Choisir Dons dans le menu Fichier ou cliquer sur le cinquième bouton de la palette flottante.

La gestion des dons par la (ou les) paroisse(s) est étroitement liée au traitement des reçus fiscaux fait par l'Association Diocésaine (AD), seule habilitée à les délivrer.
Un don est une somme versée à la paroisse ou au diocèse par un donateur selon divers modes de paiement :

• Chèque remis à la paroisse
• Espèces remises à la paroisse
• Chèque remis directement à l'AD
• Virement périodique à la paroisse
• Prélèvement automatique par l'AD

Les 3 premiers modes correspondent à un versement unique, alors que les 2 derniers impliquent des versements périodiques (en général mensuels, donc 12 fois l'an, mais pouvant aussi avoir une fréquence de n fois dans l'année, n valant 6, 4, 3 ou 2).
Le système permet d'enregistrer les versements. Les dons font en général l'objet d'un reçu fiscal annuel, délivré par l'AD au profit du donateur (sauf si celui-ci n'en veut pas ou s'il s'agit d'un don anonyme) ; ils doivent donc être communiqués à l'AD au moyen de bordereaux.

Un don est généralement fait au titre du Denier de l'Eglise (et aussi, dans le diocèse de Nantes, au titre de "l'Offrande Paroissiale" qui revient à la paroisse). Paroiciel gère également les offrandes de messes, le casuel perçu pour la célébration des sacrements et tout autre don (abonnement au bulletin, cotisation de caté, indemnité pour usage de salles, participation à un temps fort, travaux ...). Un don peut, en effet, se rattacher à une inscription (par exemple en équipe "Denier de l'Eglise", "Bulletin" ou "Caté CE2 2003-04"), à une convocation (par exemple la messe correspondant à l'offrande de messe), à un sacrement (par exemple le casuel d'un baptême) ou à une combinaison des trois (offrande de messe pour un défunt rattachée à sa sépulture et à la convocation au jour de la messe, participation pour un temps fort rattachée à l'inscription en équipe de caté et à la convocation pour le temps fort, etc...)

Un don périodique comprend plusieurs versements échelonnés dans le temps. On numérote chaque versement en indiquant sa place dans la série annuelle et sa fréquence dans l'année. Par exemple: 5/12 (5° versement mensuel), 3/4 (3° versement trimestiel), 1/2 (premier versement biannuel), etc... Un versement peut être impayé si la banque du donateur refuse le paiement d'un chèque ou d'un prélèvement. Les dons et versements sont enregistrés dans Paroiciel par la paroisse au fur et à mesure de leur réception

Un bordereau est la liste de quelques dizaines de dons envoyée périodiquement à l'AD avec les chèques correspondants pour permettre la création des reçus fiscaux. La paroisse émet des bordereaux séparés pour les dons par chèque, et les dons en espèces (bien que cela ne soit pas recommandé), en n'y incluant que les dons pour lesquels le donateur demande un reçu fiscal. Il n'y a pas lieu de faire des bordereaux pour les dons directs à l'AD (chèque ou prélèvement automatique), car l'AD établit d'office les reçus correspondants. Pour les dons par virement périodique à la paroisse, la paroisse établira un seul bordereau en fin d'année, récapitulant tous les versements mensuels de l'année (ces dons sont en général peu nombreux).

Une liste de versements est un document semblable à un bordereau, mais réservé à l'usage exclusif de la paroisse comme pièce comptable. Ces pièces permettent d'enregistrer les versements effectués pendant une certaine période, pour chaque mode de paiement. Les bordereaux chèque servent aussi de pièce comptable.

La paroisse fait périodiquement un arrêté des versements reçus à la paroisse (chèques, espèces, virements), par exemple toutes les semaines ou tous les mois. Pour chaque mode de paiement, le traitement de l'arrêté par Paroiciel sera le suivant :

• Chèques : création d'un bordereau récapitulant les chèques enregistrés dans la période, et demandant un reçu fiscal. Ce bordereau numéroté sera envoyé à l'AD. Une copie du bordereau sera conservée à la comptabilité comme pièce comptable. Pour les chèques ne demandant pas de reçu fiscal (cas rare), création d'une liste de versements numérotée destinée à la comptabilité.
• Espèces : création d'un bordereau récapitulant les versements enregistrés dans la période, et demandant un reçu fiscal (cas exceptionnel). Ce bordereau numéroté sera envoyé à l'AD. Création d'une liste de versements numérotée destinée à la comptabilité, récapitulant tous les versements (y compris ceux figurant déjà sur un bordereau).
• Virements : en fin de période (mensuelle en général), création d'une liste de versements numérotée destinée à la comptabilité récapitulant les versements de la période. En fin d'année, création d'un bordereau récapitulant les totaux annuels versés par chaque donateur pour établissement des reçus fiscaux.

La paroisse envoie au donateur une lettre de remerciement pour chaque don par chèque ou espèces, et en fin d'année pour les dons périodiques (virement paroisse ou prélèvement par l'AD).

L'AD envoie régulièrement à la paroisse la liste des dons qu'elle a enregistrés pour la création des reçus fiscaux (y compris les nouveaux dons par prélèvement), ainsi que celles des chèques impayés et des prélèvements effectués ou impayés.

Au lancement de la campagne annuelle du Denier de l'Eglise, on peut envoyer un courrier d'appel à tous ceux qui y ont contribué l'année d'avant.
Quelques mois plus tard, on peut aussi envoyer un courrier de relance à tous ceux qui ont cotisé l'année précédente et qui n'ont pas répondu à la campagne actuelle.

Dans la partie supérieure de la fenêtre, des critères de recherche déterminent la liste des dons obtenus dans le restant de la fenêtre dès qu'on clique sur le gros bouton horizontal où sont incrustés ces critères.

Vjour

accueille le jour à partir duquel on recherche les versements. On choisit ce jour (de 1 à 31) en déroulant le menu situé juste dessus, ou bien on saisit dans la rubrique le ou les chiffres du jour souhaité. Par défaut, c'est le premier du mois. On peut effacer la rubrique en choisissant la première ligne du menu déroulant.

Vmois

accueille le mois à partir duquel on recherche les versements. On choisit ce mois (de 01 à 12) en déroulant le menu situé juste dessus, ou bien on saisit dans la rubrique le ou les chiffres du mois souhaité. Par défaut, c'est Janvier. On peut effacer la rubrique en choisissant la première ligne du menu déroulant.

Van

accueille l'année à partir de laquelle on recherche les versements. On choisit cette année parmi les 4 dernières en déroulant le menu situé juste dessus, ou bien on saisit dans la rubrique les 2 derniers chiffres de l'année souhaitée. Par défaut, c'est l'année en cours. On peut effacer la rubrique en choisissant la première ligne du menu déroulant.

Vécole

accueille le motif du don, c'est à dire le compte qu'il crédite dans la comptabilité paroissiale. On choisit ce compte (Denier de l'Eglise, Offrande de messe, Abonnement bulletin, etc...) en déroulant le menu situé juste dessus, ou bien on le saisit au moins partiellement dans la rubrique. Le choix "Denier/Offrande par." répond à une spécificité nantaise qui veut que le montant du don soit réparti entre le diocèse (Denier) et la paroisse (Offrande): il affiche donc à la fois les versements créditant l'un ou l'autre compte.

Vcaté

accueille le mode de paiement parmi les 6 possibles. On choisit ce mode (Chèque par., Espèces, etc...) en déroulant le menu situé juste dessus, ou bien on le saisit au moins partiellement dans la rubrique.

Vacte

accueille la fraction "Nième sur Tant" caractérisant un versement périodique comme le "Nième" sur les "Tant" qui échelonnent le don au cours de l'année. Chaque versement est donc numéroté par sa place dans la série annuelle et sa fréquence dans l'année. Par exemple: 5/12 (5° versement mensuel), 3/4 (3° versement trimestiel), 1/2 (premier versement biannuel), etc... Ce critère ne concerne que les dons périodiques: virements à la paroisse ou prélèvements par l'Association Diocésaine.

Vsac1

accueille le numéro du bordereau. Un bordereau est le document qui accompagne, en leur donnant le même unique numéro, un ensemble de dons créditant le même compte, versés selon le même mode de paiement (généralement par chèques) et demandant à l'Association Diocésaine d'établir les reçus fiscaux correspondants. Le numéro de bordereau peut être attribué automatiquement par la commande du menu Modification (voir ci-dessous) qui vérifie préalablement que toutes ces conditions sont remplies pour les dons sélectionnés.
Le numéro de bordereau est, dans la liste, un zéro blanc sur fond gris quand le versement n'attend pas de reçu fiscal: on fixe cette caractéristique en choisissant "NDRF" (Non Demandeur de Reçu Fiscal) dans le champ de la responsabilité de cette personne à l'intérieur de l'inscription à laquelle se rattache le don. Aucun bordereau ne rassemblera donc ce type de dons.
Le traitement des virements périodiques faits à la paroisse est différent: on ne produit qu'un seul bordereau annuel, spécifiant la demande de reçus fiscaux, par la commande correspondant du menu Production (voir ci-dessous).

Vsac2

accueille le numéro de la liste de versements. Une liste de versements est une pièce comptable qui rassemble, en leur donnant le même unique numéro, un ensemble de dons créditant le même compte, versés selon le même mode de paiement, et qui est destinée à la saisie en une seule écriture de l'ensemble de ces versements par le comptable paroissial. Le numéro de liste peut être attribué automatiquement par la commande correspondant du menu Modification (voir ci-dessous) qui vérifie préalablement que toutes ces conditions sont remplies pour les dons sélectionnés.
En ce qui concerne le Denier de l'Eglise, les listes de versements rassemblent donc les dons par chèques qui ne nécessitent pas de reçus fiscaux, tous les dons en espèces (même ceux qui demandent un reçu fiscal car ils sont très rares) et aussi, périodiquement, tous les virements à la paroisse (un bordereau en fin d'année rassemblera tous ceux qui demandent un reçu fiscal).

Vtémoin1

accueille partie ou totalité des mots sur lesquels on lance une recherche de versements. Par exemple, on saisit là, en totalité ou en partie, le nom de telle ou telle personne pour retrouver ses versements.

Vparoisse

accueille la paroisse à laquelle on limite la recherche des versements. Précisément, seront retenus sous ce critère tous les dons rattachés à une convocation dont le lieu est situé dans la paroisse choisie (mais pas ceux qui seraient liés à la convocation d'une équipe rattachée à la paroisse choisie), tous les dons rattachés à un sacrement dont le lieu de célébration est dans la paroisse choisie, et tous les dons rattachés à une inscription dans une équipe rattachée à la paroisse choisie. On choisit cette paroisse (ou ministère) en déroulant le menu situé juste dessus, ou bien on saisit dans la rubrique le nom de la paroisse. On peut effacer la rubrique en choisissant la première ligne du menu déroulant.

Vclasse

accueille le jour jusqu'où on recherche les versements. On choisit ce jour (de 1 à 31) en déroulant le menu situé juste dessus, ou bien on saisit dans la rubrique le ou les chiffres du jour souhaité. Par défaut, il n'y a pas de date limite. On peut effacer la rubrique en choisissant la première ligne du menu déroulant.

Vscol

accueille le mois jusqu'où on recherche les versements. On choisit ce mois (de 01 à 12) en déroulant le menu situé juste dessus, ou bien on saisit dans la rubrique le ou les chiffres du mois souhaité. Par défaut, il n'y a pas de date limite. On peut effacer la rubrique en choisissant la première ligne du menu déroulant.

Vage

accueille l'année jusqu'où on recherche les versements. On choisit cette année parmi les 4 dernières en déroulant le menu situé juste dessus, ou bien on saisit dans la rubrique les 2 derniers chiffres de l'année souhaitée. Par défaut, il n'y a pas de date limite. On peut effacer la rubrique en choisissant la première ligne du menu déroulant.

Vinscrit

indique le nombre de dons présentés dès lors que l'on lance la recherche en cliquant sur le gros bouton horizontal dans lequel sont incrustés les critères de recherche.

Vtotal

indique en euros le montant total des versements affichés à chaque fois qu'on l'actualise en cliquant sur le gros bouton horizontal de lancement de la recherche.

[Dons]

La liste des dons correspond aux critères choisis (voir ci-dessus), chaque don comportant les champs suivants:

• Jour : date d'enregistrement du don (ou date du prélèvement automatique le cas échéant);
• Compte : motif du don (Denier de l'Eglise, offrande de messe, abonnement au bulletin, etc...);
• Mode : mode de paiement (chèque, espèces, virement, chèque directement adressé à l'AD, prélèvement automatique par l'AD);
• Fraction : comme expliqué ci-dessus, chaque versement périodique étant numéroté par sa place dans la série annuelle et sa fréquence dans l'année;
• Numéro de bordereau : indiqué si le donateur désire un reçu fiscal, (dans le cas du Denier de l'Eglise) zéro grisé sinon;
• Numéro de liste de versements : indique la liste à laquelle se rattache le versement;
• Notes : titulaire et nature du compte, et tout commentaire additionnel;
• Montant : en euros; il peut être à zéro si le chèque, le virement ou le prélèvement reste impayé.

On accède à l'écran complet d'un don particulier en double-cliquant sur sa ligne.
On saisit un nouveau don généralement à partir de l'outil adéquat selon qu'il est lié à une inscription (Répertoire, Equipes ou Paroisses), à une convocation (Calendrier...) ou à un sacrement (Registres, Répertoire, Calendrier...). On peut aussi utiliser la commande Ajouter un nouveau don du menu Modification.

Présentation

• Sélectionner pour reçus fiscaux:
  sélectionne en noir dans la liste affichée les dons liés à une inscription qui n'est pas du type NDRF (Non Demandeur de Reçu Fiscal). Pour créer un nouveau bordereau, après avoir établi les critères de date, de compte crédité (généralement Denier de l'Eglise), de mode de paiement et avoir lancé la recherche, cette commande permet de sélectionner les versements demandeurs de reçus fiscaux qui seront effectivement retenus pour le bordereau.
  
  
• Chercher des dons:
  affiche l'éditeur de recherche à lancer après établissement des formules qui spécifieront quels dons doivent être choisis. L'éditeur de tri est ensuite proposé pour trier la sélection obtenue, qui s'affiche finalement comme une nouvelle liste de versements. On peut ainsi obtenir tous les versements répondant aux conditions que l'on fixe.

Modification

• Créer un bordereau avec sélect.:
  numérote tous les versements sélectionnés en noir du même numéro qui caractérise le nouveau bordereau. Ce numéro est automatiquement celui du dernier bordereau créé incrémenté de 1. Lors de l'étabissement d'un bordereau, cette commande est donc l'étape qui suit la sélection des versements, et l'étape qui précède l'impression du bordereau.
  
  
• Créer une liste-compta avec sél:
  numérote tous les versements sélectionnés en noir du même numéro qui caractérise la nouvelle liste de versements. Ce numéro est automatiquement celui de la dernière liste de versements incrémenté de 1. Lors de l'étabissement d'une liste-compta, cette commande est donc l'étape qui suit la sélection des versements, et l'étape qui précède l'impression de la liste-compta.
  
  
• Mettre à jour les prélèvements:
  crée et affiche tous les prélèvements automatiques normalement effectués depuis la dernière opération du même type. On fait appel à cette commande à chaque fois que l'Association Diocésaine envoie un bordereau qui récapitule les prélèvements crédités pendant une nouvelle période. On peut alors contrôler que les listes sont identiques. Un prélèvement peut rester impayé. On arrête de prélever un donateur en créant pour son inscription un dernier prélèvement virtuel de 0 euro.
  
  
• Supprimer les dons sélectionnés:
  supprime les dons sélectionnés en noir après validation du dialogue qui demande confirmation pour cette suppression.
  
  
• Ajouter un nouveau don:
  propose un nouveau don, vierge de toute information, et lié à aucune inscription, ni convocation, ni sacrement. On peut ensuite le rattacher à l'une ou l'autre réalité en glissant-déposant le titre du formulaire concerné ("inscription", "Convocation", "BAPTEME N°", etc... ) sur le titre du cadre "don".

Production

• Imp le bordereau ou la liste:
  après confirmation des dialogues, imprime en un nouveau borderau -en une nouvelle liste de versements- tous les dons sélectionnés en noir s'ils répondent aux critères nécessaires pour constituer ensemble un bordereau (même numéro, même compte, même mode de paiement et même demande de reçu fiscal) -une liste-; sinon la commande signale quel versement non conforme pose problème. Il peut être utile d'imprimer les borderaux à double exemplaire: pour l'Association Diocésaine et pour le comptable de la paroisse.
  
  
• Imp le bordereau annuel des vir:
  après confirmation des dialogues, imprime en un seul borderau récapitulatif tous les virements périodiquement faits à la paroisse au long de l'année. Du 1° Septembre au 31 décembre sont obtenus les montants totaux de l'année qui s'achève; du 1° Janvier au 31 Août on obtient les chiffres de l'année précédente.
  
  
• Editer les dons sélectionnés:
  présente l'éditeur d'états semi-automatiques pour composer à volonté une liste de dons personnalisée. La documentation sur l'éditeur d'états semi-automatiques est celle du fichier-manuel 4D_2003_Etats_rapides.pdf.
  
  
• Imprimer un courrier du Denier:
  après un premier dialogue sur les choix spécifiant le courrier, et après réponse positive aux dialogues d'impression, imprime 4 sortes de lettres prédéfinies, les enveloppes ou les étiquettes correspondantes. La liste de dons affichée avant de solliciter cette commande n'entre en considération que pour le courrier de type "Remerciements sur sélection pour le DE"; dans les trois autres types de courriers, c'est la date de début de campagne de l'année donnée en réponse au dialogue (et éventuellement de fin de campagne), qui détermine les destinataires du courrier. Les "appels pour le Denier de l'Eglise" sont adressés à toutes les personnes ayant donné durant l'année précédant la date de début de campagne d'année; les "relances pour le Denier de l'Eglise" sont adressées à toutes les personnes ayant donné l'année d'avant la date spécifiée mais n'ayant pas encore donné depuis le début de la campagne d'année; les "remerciements sur sélection pour le DE" sont adressés pour chaque don préalablement sélectionné en noir dans la liste; les "remerciements annuels (vir./prél.) pour le DE" sont adressés (en fin d'année...) pour ce qui a été versé depuis la date spécifiée comme début de la campagne par les personnes qui pratiquent ce mode de paiement.
  
  
• Editer un courrier 4DWrite:
  édite un publipostage (mailing) pour les dons sélectionnés grâce au traitement de texte additionnel 4D Write si ce module logiciel a été acheté et installé. Cette commande déclenche d'abord l'affichage d'un dialogue d'ouverture de document 4DWrite que l'on peut éventuellement annuler, puis présente la fenêtre du traitement de texte avec son menu Insertion permettant d'inclure des expressions 4D issues du fichier des données. On peut aussi très simplement insérer des champs 4D dans le corps du texte par le menu contextuel obtenu par Ctrl(touche Contrôle)+clic dans cette zone. La commande Imprimer un mailing... du menu Fichier lance l'impression du publipostage. Le traitement de texte se clôt en cliquant dans la case de fermeture de sa fenêtre et en cliquant sur le bouton Quitter le publipostage de la petite fenêtre restante.
  
  
• Exporter un courrier Word:
  exporte, dans un document qu'il faut créer par le dialogue proposé, une liste composée des colonnes suivantes: nom, adresse, code postal, commune et téléphone de la paroisse, nom, prénom, complément d'adresse, adresse, code postal et commune du donateur, mode de paiement et montant du don. Ce document peut ensuite être ouvert par un texteur (Word) ou par un tableur (Exel), filtré, et travaillé à volonté, pour un mailing par exemple.
  Pour la suite du publipostage, lancer Word. Taper la lettre-type, sans les champs qui y seront fusionnés par le publipostage. Enregistrer la lettre-type sous un nom et à un emplacement sur le disque. Dans le menu Outils, choisir Publipostage...
  En "1-Document principal", dans le dialogue qui s'affiche, dérouler Créer pour choisir Lettrestypes... et choisir enfin la fenêtre active.
  En "2-Source de données", dérouler Obtenir les données pour choisir Ouvrir la source de données... et sélectionner votre document source des données créé précédemment par exportation depuis Paroiciel. Dans le dialogue sur les séparateurs, choisir comme séparateur de champs: Tab (tabulation), et comme séparateur d'enregistrements: Enter (entrée). Word prévient qu'il n'a trouvé aucun champ de fusion dans le document principal, ce qui n'est pas étonnant. Valider le message. Dans la fenêtre de votre document principal (lettre-type) incruster le curseur à l'endroit où insérer le premier champ de fusion. Dans le menu déroulant de la barre d'outils disponible, choisir le champ de fusion désiré. Ce champ s'insère à l'emplacement du curseur. Insérer les autres champs de la même façon, et rectifier éventuellement la lettre. Mettre l'imprimante sous tension. Dans le menu Outils, choisir Publipostage...
  En "3-Fusionner les données avec le document", cliquer sur Fusionner... Dans le menu déroulant local du dialogue qui s'affiche, choisir Fusionner vers: Imprimante. Cliquer sur le bouton Fusionner. Valider les dialogues d'impression. Le publipostage (mailing) s'effectue.

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