On accède au formulaire de don par l'outil de gestion des
dons, en double-cliquant dans la liste sur l'un d'entre eux.
La première saisie d'un don se fait généralement
par l'outil qui permet d'établir un premier lien avec lui,
c'est à dire par l'inscription d'une personne, par une
convocation ou par un sacrement. On demande alors une nouvelle fiche
de don en double-cliquant n'importe où dans la zone vierge du
cadre des dons ou en cliquant sur le bouton dédié.
Un don est soit un versement unique (espèces, chèque), soit un versement parmi une série d'autres qui s'échelonnent tout au long de l'année (virement, prélèvement).
le titre du cadre est sensible au dépot du titre d'une inscription, d'une convocation ou d'un sacrement glissé depuis une autre fenêtre tout en effonçant la touche Option (Alt). En glissant le titre de la fiche à laquelle on veut lier le don sur le titre du cadre de ce don, on actualise parmi les trois cadres ci-dessus (Sacrement, Inscription, Convocation) celui qui correspond au type glissé. Ce mécanisme permet de rattacher un don à toutes les circonstances dont il dépend. Un don peut, en effet, se rattacher à une inscription (par exemple en équipe "Denier de l'Eglise", "Bulletin" ou "Caté CE2 2003-04"), à une convocation (par exemple la messe correspondant à l'offrande de messe), à un sacrement (par exemple le casuel d'un baptême) ou à une combinaison des trois (offrande de messe pour un défunt rattachée à sa sépulture et à la convocation au jour de la messe, participation pour un temps fort rattachée à l'inscription en équipe de caté et à la convocation pour le temps fort, indemnité liée à l'inscrition dans l'équipe "Administration des salles" du responsable paroissial qui a suivi la réservation d'une salle pour un repas de baptême d'où le 2° lien avec la convocation type "réservation" et le 3° lien avec le baptême, etc...)
accueille la date d'enregistrement du don par la paroisse ou, pour un prélèvement automatique, la date du prélèvement. La date du jour est disponible à la saisie par le bouton de suggestion.
accueille le motif du don, qui correspond donc à peu près au compte qu'il crédite dans la comptabilité paroissiale. L'arrivée sur ce champ déclenche l'affichage de l'énumération des comptes parmi laquelle on choisit le compte concerné: Denier de l'Eglise, Abonnement bulletin, Cotisation caté, Offrande de messe, Casuel, etc...
accueille le mode de paiement du don. L'arrivée sur ce champ déclenche l'affichage de l'énumération des modes de paiement parmi laquelle on choisit le mode concerné: chèque à la paroisse, espèces, virement à la paroisse, chèque au diocèse, prélèvement automatique, chèque étranger.
accueille, uniquement dans la cas d'un versement périodique (virement à la paroisse ou prélèvement par l'Association Diocésaine), la fraction "n-ième sur tant" caractérisant le versement comme le "n-ième" sur les "tant" qui s'échelonnent au cours de l'année. Chaque versement est donc numéroté par sa place dans la série annuelle et sa fréquence dans l'année. Par exemple: 5/12 (5° versement mensuel), 3/4 (3° versement trimestiel), 1/2 (premier versement biannuel), etc... Dans la cas d'un versement unique (chèque, espèces) ce champ reste disponible.
accueille le numéro du bordereau. Un bordereau est le
document qui accompagne, en leur donnant le même unique
numéro, un ensemble de dons créditant le même
compte, versés selon le même mode de paiement
(généralement par chèques) et demandant à
l'Association Diocésaine d'établir les reçus
fiscaux correspondants.
Le numéro de bordereau est un zéro blanc sur fond gris
quand le versement n'attend pas de reçu fiscal: on fixe cette
caractéristique en choisissant "NDRF" (Non Demandeur de
Reçu Fiscal) dans le champ de la responsabilité de
cette personne à l'intérieur de l'inscription à
laquelle se rattache le don.
accueille le numéro de la liste de versements. Une liste de
versements est une pièce comptable qui rassemble, en leur
donnant le même unique numéro, un ensemble de dons
créditant le même compte, versés selon le
même mode de paiement, et qui est destinée à la
saisie en une seule écriture de l'ensemble de ces versements
par le comptable paroissial.
En ce qui concerne le Denier de l'Eglise, les listes de versements
rassemblent donc les dons par chèques qui ne
nécessitent pas de reçus fiscaux, tous les dons en
espèces (même ceux qui demandent un reçu fiscal
car ils sont très rares) et aussi, périodiquement, tous
les virements à la paroisse.
accueille un commentaire sur 80 caractères. Un commentaire automatique est suggéré, différent selon le type et les cironstances du don, saisissable par le bouton de suggestion en haut à gauche. Ce commentaire est composé du nom de donateur, de son prénom et d'une abréviation entre parenthèses indiquant le compte crédité: OM (offrande de messe), CB (casuel baptême), CM (casuel mariage), CS (casuel sépulture), DE (denier de l'Eglise), OP (offrande paroissiale), CC (cotisation caté), LC (livret caté), BP (bulletin paroissial), QP (quête paroissiale), IS (indemnité salle) ou RV (convocation, rendez-vous...).
accueille le montant impayé dans le cas où un chèque, un virement ou un prélèvement n'est pas honoré par la banque. On garde ainsi mémoire du geste de la personne, tout en ne comptabilisant pas la somme dans le calcul du total des dons.
accueille le montant du don en euros. Il est utile de savoir que le programme calcule en fait sur des nombres entiers et non pas sur des nombres à virgule flottante, autrement dit il compte en centimes d'euros. C'est seulement à l'affichage des montants qu'il formate le chiffre en glissant la virgule -ou plutôt le point- pour l'exprimer en euros. Les sommes sont donc toujours parfaitement exactes car on ne fait jamais appel à la division.