On accède généralement au formulaire de convocation par le calendrier, en double-cliquant dans la liste pour choisir un jour, puis en recommençant pour afficher une convocation. Mais on peut aussi y accéder en passant par le calendrier d'une équipe de paroisse ou par l'occupation d'un lieu.
Une convocation se définit comme un évènement dans une journée.
le titre de cette fiche est glissable en combinaison avec la touche Alt (Option) et déposable dans une autre fenêtre sur celui d'un don: un lien est alors établi entre la convocation et le don. Cela signifie que le don relié apparaitra désormais dans le cadre parmi la liste des dons au bas de cette fiche.
accueille le type de la convocation. L'arrivée sur cette rubrique par clic ou par tabulation déclenche l'affichage de l'énumération des valeurs possibles.
En fonction du type choisi, les titres de rubriques Vinfo1, Vinfo2, Vinfo5, Vnom1 ou Vnom2 varient pour faciliter la saisie. Vinfo3 et Vinfo4 affichent l'adresse et le numéro de téléphone de la personne indiquée dans Nom équipe quand la convocation est de Type Visite, Entrevue ou Repas, et que la personne se trouve enregistrée dans le fichier sans aucun homonyme.
Il est préférable de choisir dans la liste standart, mais on peut éventuellement modifier cette énumération des types qui propose, au choix:
accueille la date de la convocation. Il n'est pas nécessaire que toutes les convocations saisies depuis le dernier double-clic sur une ligne de journée portent la même date.
accueille l'heure de la convocation. Une énumération des heures est déclenchée en cas de Type Messe.
accueille la durée de la convocation, en heures et minutes.
accueille le lieu de la convocation. L'arrivée sur cette rubrique par clic ou par tabulation déclenche l'affichage de l'énumération des valeurs possibles. L'énumération des églises ou des salles disponibles correspond aux lieux de cultes et aux salles associés aux paroisses définies par Paroisses dans le menu Fichier.
accueille le nom de l'équipe ou de la personne convoquée. En cas d'équipe réellement répertoriée, le menu déroulant des responsables (voir Responsable ci-dessous) est modifié.
accueille le nom de la personne qui convoque ou qui est responsable de la convocation. En déroulant le menu, on inscrit le nom d'une personne dans la rubrique.
La liste des responsables possibles correspond aux prêtres définis dans le menu Paroisses, et aux personnes de l'équipe dont la rubrique Responsabilité dans la fiche Inscription a été renseignée. Une énumération des célébrants est déclenchée en cas de Type Messe.
accueille tout complément d'information (long de 80 caractères au maximum): intention de messe, téléphone du responsable, motif de la convocation, heure de fin...
accueille, selon le besoin, la clé de verrouillage qui rend la convocation inaccessible si l'on n'est pas entré dans le Paroiciel avec le mot de passe d'un prêtre.
La liste des clés de verrouillage correspond aux ministères définis depuis le menu Paroisses et leur codage correspond aux 3 lettres du code que l'on a donné à chacun, par exemple leurs initiales. Inscrire une clé dans la rubrique revient à éliminer la convocation de tout affichage et de toute impression quand Paroiciel n'a pas été ouvert par le prêtre dont c'est la clé.
Une Messe à heure mobile est codée "¥" -puce sur MacOS- et cela signifie qu'on s'engage à célébrer la messe à la date indiquée, mais pas forcément à l'heure dite, ni dans un lieu précis.
Une Mise en mémento est codée "×" -diamant sur MacOS- (ou "µ" -mu sous Windows-) et cela signifie que la convocation doit apparaître dans l'impression du mémento des sacrements (voir Imp le mémento des sacrements dans le menu Modification de la fiche Calendrier).
présente la liste des dons liés à la
convocation.
On peut double-cliquer sur la ligne d'un don déjà saisi
pour l'afficher en pleine fenêtre. On peut double-cliquer dans
la zone vierge du cadre, ou cliquer sur le bouton
dédié, pour saisir un nouveau don lié à
cette convocation.